Buchhaltung für polnische Tochtergesellschaften ausländischer Unternehmen
Finanzbuchhaltung, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer, Lohnabrechnung und Jahresabschluss für polnische Tochtergesellschaften ausländischer Unternehmen.
Wir übernehmen die laufenden Pflichten in Polen und kommunizieren klar auf Englisch mit ausländischen Gesellschaftern, Finanzabteilungen und Geschäftsführungen. Ein Erstgespräch mit Jerzy Gaweł ist auch auf Deutsch möglich.
Diese Leistung ist geeignet, wenn
- Ihre polnische Tochtergesellschaft einer ausländischen Muttergesellschaft gehört.
- Sie eine vollständige Buchführung nach polnischen Vorschriften benötigen.
- Ihre Geschäftsführung oder Finanzabteilung überwiegend außerhalb Polens arbeitet.
- Sie Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Lohnabrechnung und Jahresabschluss aus einer Hand benötigen.
- Sie strukturierte Kommunikation und klare Fristen erwarten.
Leistungsprofil
Buchhaltung für polnische Tochtergesellschaften ausländischer Unternehmensgruppen
Eine polnische Tochtergesellschaft unterliegt denselben gesetzlichen Buchführungs- und Steuerpflichten wie jedes andere polnische Unternehmen. In der Praxis sind die Anforderungen jedoch oft höher: Die lokale Buchhaltung muss dem polnischen Recht entsprechen, während die ausländische Muttergesellschaft zeitnahe Daten, einheitliche Kontierung und verständliche Erläuterungen auf Englisch erwartet.
Typische Mandanten
- Polnische sp. z o.o. mit einer Muttergesellschaft aus der EU, dem Vereinigten Königreich, den USA oder einem anderen Staat.
- Neu gegründete Tochtergesellschaften beim Markteintritt in Polen.
- Bestehende Gesellschaften, die den Buchhaltungsdienstleister wechseln.
- Geschäftsführungen ohne eigene vollständige Finanzabteilung in Polen.
- Internationale Unternehmensgruppen, die regelmäßige Berichte aus Polen benötigen.
Was ausländische Gesellschafter regelmäßig benötigen
- Laufende Kommunikation mit dem Buchhaltungsteam auf Englisch.
- Verlässliche Monatsabschlüsse und Kontrolle der gesetzlichen Fristen.
- Klare Behandlung konzerninterner Transaktionen und Gesellschafterfinanzierungen.
- Unterstützung bei polnischen Finanzbehörden und gesetzlichen Meldungen.
- Abstimmung zwischen Buchhaltung, Steuern, Lohnabrechnung und gesellschaftsrechtlicher Dokumentation.
Die Leistung richtet sich an Gesellschaften mit ausländischen Gesellschaftern, die strukturierte Compliance, operative Kommunikation auf Englisch und eine professionelle Betreuung der polnischen Gesellschaft erwarten.
Monatliche Finanzbuchhaltung und gesetzliche Buchführung
Wir führen die Bücher der Tochtergesellschaft nach dem polnischen Rechnungslegungsgesetz und den polnischen Steuervorschriften. Der Prozess umfasst die Dokumentenerfassung, Verbuchung, Kontenabstimmung, Steuerberechnungen und die regelmäßige Bereitstellung von Finanzinformationen.
Belegverarbeitung
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen.
- Kontoauszüge und Zahlungsvorgänge.
- Mitarbeiterauslagen und Geschäftsreisen.
- Verträge, Abrechnungen und Buchungsbelege.
- Digitaler, KSeF-kompatibler Belegprozess.
Buchführung und Abschlussarbeiten
- Buchungen nach dem polnischen Kontenplan.
- Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Abstimmung von Bank-, Steuer- und Lohnkonten.
- Periodenabgrenzungen, Rückstellungen und aktive Rechnungsabgrenzung.
- Monatliche oder vierteljährliche Abschlussarbeiten.
Finanzinformationen
- Gewinn- und Verlustrechnung.
- Bilanzinformationen.
- Übersichten der Steuerabrechnungen.
- Offene Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Daten für die ausländische Finanzabteilung.
Die polnische Tochtergesellschaft verfügt über vollständige gesetzliche Bücher. Die ausländische Muttergesellschaft erhält regelmäßig Finanzdaten, ohne polnischsprachige Meldungen oder die laufende Kommunikation mit Behörden selbst organisieren zu müssen.
Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer und laufende Steuerpflichten in Polen
Buchhaltung und Steuer-Compliance sind eng miteinander verbunden. Wir berechnen die monatliche Steuerposition der Tochtergesellschaft, erstellen die erforderlichen Meldungen und identifizieren Geschäftsvorfälle, die vor der Verbuchung oder Meldung eine zusätzliche steuerliche Prüfung erfordern.
Körperschaftsteuer
- Monatliche Berechnung der CIT-Vorauszahlungen.
- Prüfung steuerlich abzugsfähiger und nicht abzugsfähiger Aufwendungen.
- Buchhalterische Behandlung von Abschreibungen und Anlagevermögen.
- Identifikation möglicher Quellensteuerpflichten.
- Erstellung der jährlichen CIT-8-Erklärung als gesonderte Jahresabschlussleistung.
Umsatzsteuer und JPK
- Umsatzsteuerregister und monatliche Umsatzsteuerberechnungen.
- Erstellung und Übermittlung der JPK_V7-Datei.
- Inländische und innergemeinschaftliche Geschäftsvorfälle.
- Importe, Exporte und Reverse-Charge-Sachverhalte.
- Unterstützung bei Umsatzsteuererstattungen und Prüfungsmaßnahmen der Finanzbehörden.
Mandanten erhalten Zugang zu einem digitalen Belegprozess sowie Unterstützung bei KSeF-Berechtigungen und der Verarbeitung strukturierter Rechnungen. Die KSeF-Einrichtung erfolgt im Rahmen des Onboardings.
Berichterstattung an die ausländische Muttergesellschaft
Die gesetzliche Buchhaltung wird nach polnischen Vorschriften geführt. Die ausländische Muttergesellschaft benötigt häufig ein anderes Berichtsformat. Wir können regelmäßige Finanzinformationen erstellen und die Zuordnung zum Reporting-System der Unternehmensgruppe abstimmen.
Standardmäßige Managementinformationen
- Monatliche Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz.
- Übersichten zu Steuer- und Lohnverbindlichkeiten.
- Informationen zu Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Daten zur Kassen- und Bankabstimmung.
- Erläuterungen wesentlicher Buchungen.
Abstimmung auf Konzernebene
- Reporting-Pakete nach Vorgaben der Konzernzentrale.
- Zuordnung der Konten zu Konzernkategorien.
- Abstimmung und Bestätigung konzerninterner Salden.
- Informationen für die Konsolidierung.
- Abstimmung mit Konzernprüfern und Finanzabteilungen.
Nicht standardisiertes Konzernreporting wird gesondert angeboten, da Format und Häufigkeit je nach Unternehmensgruppe unterschiedlich sind.
Grundpreise
Die monatlichen Gebühren hängen vor allem vom Belegvolumen und der Komplexität der Tätigkeit in Polen ab. Die folgenden Beträge zeigen die wichtigsten Einstiegspreise.
Für eine neu tätige Gesellschaft mit bis zu 15 Buchungsbelegen pro Monat.
- Gesetzliche Buchführung.
- Umsatzsteuerregister.
- Berechnung der CIT-Vorauszahlung.
- Grundlegende monatliche Finanzberichte.
Für eine operativ tätige Gesellschaft mit bis zu 50 Buchungsbelegen pro Monat.
- Vollständige monatliche Buchführung.
- Umsatzsteuer- und CIT-Berechnungen.
- Finanzberichte.
- Operative Kommunikation mit der Geschäftsführung auf Englisch.
Bei der Einrichtung einer neuen Gesellschaft oder der Übernahme der Buchhaltung von einem anderen Dienstleister fällt eine einmalige Onboarding-Gebühr an. JPK_V7, Lohnabrechnung, Zahlungsmanagement und Jahresabschlussleistungen werden gesondert berechnet.
Was die monatliche Leistung umfasst
Die laufende Buchhaltungsgebühr deckt den monatlichen Compliance-Zyklus für das vereinbarte Belegvolumen ab. Zuständigkeiten und Fristen werden beim Onboarding festgelegt.
Monatlicher Buchhaltungs- und Steuerprozess
- Erfassung und Prüfung der Buchhaltungsunterlagen.
- Gesetzliche Buchführung und Kontenpflege.
- Umsatzsteuerregister und Berechnung der CIT-Vorauszahlung.
- Monatliche Buchhaltungsberichte.
- Überwachung der laufenden gesetzlichen Fristen.
- Klärung üblicher Buchungsdifferenzen.
Mandantenkommunikation und Arbeitsablauf
- Englischsprachige operative Ansprechperson.
- Digitale Belegübermittlung über Saldeo.
- KSeF-kompatible Rechnungsarchivierung.
- Strukturierte Anforderungen fehlender Unterlagen.
- Informationen zu fälligen Steuern und Zahlungen.
- Koordination laufender Behördenkorrespondenz.
Lohnabrechnung, Zahlungsmanagement, Jahresabschlüsse, CIT-8, Gesellschafterbeschlüsse, KRS-Einreichungen, Steuerprüfungen, Verrechnungspreise und formelle Beratungsleistungen werden gesondert berechnet.
Jahresabschluss und gesetzliche Berichterstattung
Polnische Tochtergesellschaften müssen ihre Bücher abschließen, einen Jahresabschluss erstellen, die CIT-8-Erklärung einreichen und die gesellschaftsrechtliche Feststellung sowie die KRS-Einreichung durchführen. Dafür müssen Buchhaltung, Steuern und Gesellschaftsunterlagen aufeinander abgestimmt werden.
Buchhalterischer und steuerlicher Jahresabschluss
- Abstimmung und Abschluss der Bücher.
- Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
- Anhang und gesetzlich erforderliche Angaben.
- Berechnung und Einreichung der jährlichen CIT-8-Erklärung.
- Koordination elektronischer Signaturen.
Feststellung des Abschlusses und KRS
- Gesellschafterbeschlüsse zur Feststellung des Jahresabschlusses.
- Beschlüsse über Gewinnverwendung oder Verlustdeckung.
- Gesellschaftsrechtliche Unterlagen auf Polnisch und bei Bedarf auf Englisch.
- Elektronische Einreichung beim polnischen Unternehmensregister KRS.
- Abstimmung zwischen Buchhaltung und Gesellschaftsrechtlern.
Jahresabschlussleistungen werden gesondert berechnet, da ihr Umfang von Größe, Transaktionsvolumen und gesellschaftsrechtlicher Situation abhängt.
Koordinierte rechtliche Unterstützung
Buchhaltung, Steuern und rechtliche Koordination aus einer Hand
Tochtergesellschaften mit ausländischen Gesellschaftern benötigen häufig rechtliche Leistungen, die unmittelbar mit Buchhaltung und Steuer-Compliance verbunden sind. Dazu gehören Gesellschafterbeschlüsse, Arbeitsverträge, Änderungen der Geschäftsführung, Finanzierungsunterlagen, Dividendenausschüttungen und Antworten an Behörden.
Sarego Finance übernimmt Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuer-Compliance. Rechtliche Leistungen werden mit Gostyński i Wspólnicy, einer polnischen Wirtschaftskanzlei für internationale Mandanten, koordiniert. Beide Teams stimmen die erforderlichen Schritte ab, statt den Mandanten zwischen voneinander unabhängigen Dienstleistern weiterzuleiten.
Gesellschafts- und wirtschaftsrechtliche Unterstützung
- Gesellschafter- und Geschäftsführungsbeschlüsse.
- Eintragung von Änderungen im KRS.
- Dokumentation der Gewinnverwendung und Dividendenausschüttung.
- Gesellschafterdarlehen und Finanzierungsverträge.
- Corporate Governance und Vertretungsfragen.
- Prüfung von Verträgen mit Auswirkungen auf Buchhaltung oder Steuern.
Arbeitsrecht und Behördenverfahren
- Arbeitsverträge und interne Regelungen.
- Wettbewerbsverbote, Kündigungen und Aufhebungsvereinbarungen.
- Unterstützung bei Arbeitsinspektionen und ZUS-Verfahren.
- Koordination von Steuerprüfungen und Streitverfahren.
- Formelle Rechtsgutachten, soweit erforderlich.
- Vertretung vor polnischen Behörden und Gerichten.
Ein koordinierter Prozess. Ein zentraler Ansprechpartner.
Mehr über die rechtliche KoordinationRechtliche Leistungen werden gesondert angeboten und abgerechnet. Zusätzliche Arbeiten beginnen erst nach vorheriger Bestätigung von Umfang und Kosten.
Weitere Leistungen für Tochtergesellschaften
Lohnabrechnung und Personaladministration
Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, PIT- und ZUS-Abrechnungen, elektronische Entgeltabrechnungen und Verwaltung von Personalunterlagen.
Typischer Leistungsumfang
- Brutto-Netto-Berechnungen.
- Erfassung von Abwesenheiten und Urlaub.
- PIT-, ZUS- und PPK-Meldungen.
- Koordination arbeitsrechtlicher Unterlagen.
Zahlungsmanagement
Vorbereitung von Lieferanten-, Lohn- und Steuerzahlungen zur Freigabe durch eine bevollmächtigte Person der Gesellschaft.
Typischer Leistungsumfang
- Passiver Zugang zum Online-Banking.
- Vorbereitung von Zahlungsdateien.
- Abruf von Kontoauszügen.
- Unterstützung bei der grundlegenden Zahlungsabstimmung.
Gesellschafterfinanzierung
Buchhalterische und steuerliche Koordination von Gesellschafterdarlehen und sonstigen grenzüberschreitenden Finanzierungen der polnischen Tochtergesellschaft.
Typischer Leistungsumfang
- Buchung von Darlehenssalden und Zinsen.
- Prüfung von PCC und Quellensteuer.
- Meldungen an die polnische Zentralbank NBP.
- Prüfung von Verrechnungspreispflichten, soweit anwendbar.
Konzerninterne Transaktionen und Gesellschafterdarlehen
Transaktionen zwischen der polnischen Tochtergesellschaft und ausländischen Konzerngesellschaften erfordern eine konsistente Dokumentation und buchhalterische Behandlung. Fehlerhafte Einordnung oder fehlende Unterlagen können sich auf CIT, Umsatzsteuer, Quellensteuer und Verrechnungspreispflichten auswirken.
Typische konzerninterne Geschäftsvorfälle
- Management- und Verwaltungsumlagen.
- Lizenz-, Royalty- und Technologiegebühren.
- Kostenweiterbelastungen und Shared-Service-Modelle.
- Konzerninterne Einkäufe und Verkäufe.
- Darlehen, Zinsen und Cash Pooling.
Besonders zu prüfende Bereiche
- Schriftliche Verträge und nachvollziehbare Berechnungen.
- Korrekte Behandlung von Umsatzsteuer und Quellensteuer.
- Fremdvergleichsgrundsatz und Verrechnungspreisschwellen.
- NBP-Meldungen bei grenzüberschreitender Finanzierung.
- Übereinstimmung von Vertragsunterlagen und Buchhaltung.
Typische Compliance-Risiken bei Tochtergesellschaften mit ausländischen Gesellschaftern
- Fehlende Unterlagen für konzerninterne Leistungen oder Gesellschafterdarlehen.
- Verspätete oder fehlerhafte Umsatzsteuer- und JPK-Meldungen.
- Uneinheitliche Behandlung ausländischer Aufwendungen und Kostenweiterbelastungen.
- Nicht erkannte Quellensteuerpflichten.
- Fehlender strukturierter Monatsabschluss für die ausländische Muttergesellschaft.
- Unvollständige Personal- oder Lohnunterlagen.
- Verspätete Jahresabschlüsse und KRS-Einreichungen.
- Buchungsunterlagen, die nicht mit den Gesellschaftsunterlagen übereinstimmen.
Ziel der Leistung ist nicht nur die Verbuchung von Belegen, sondern die frühzeitige Erkennung solcher Themen, bevor daraus steuerliche, prüfungsbezogene oder gesellschaftsrechtliche Probleme entstehen.
So funktionieren Onboarding und Übernahme der Buchhaltung
Wir können eine neu gegründete Tochtergesellschaft übernehmen oder die Buchhaltung einer bereits tätigen Gesellschaft fortführen. Der Übergang wird so organisiert, dass die ausländische Geschäftsführung möglichst wenig belastet wird.
- Erstinformationen
Wir prüfen Tätigkeit, Gesellschafterstruktur, Umsatzsteuerstatus, erwartetes Belegvolumen, Mitarbeiterzahl, Bankkonten und Reporting-Anforderungen. - Leistungsumfang und Angebot
Wir legen die monatliche Buchhaltung, JPK, Lohnabrechnung, Zahlungsmanagement sowie nicht standardisierte Reporting- oder Beratungsleistungen fest. - Prüfung der Unterlagen und des Compliance-Status
Bei einer bestehenden Gesellschaft prüfen wir die bisherige Buchhaltungsstruktur, den Meldestatus, Eröffnungssalden und die verfügbaren Buchungsunterlagen. - Vollmachten und Systeme
Wir bereiten die erforderlichen Vollmachten vor, konfigurieren KSeF und Buchhaltungssysteme und richten den Saldeo-Belegprozess ein. - Eröffnungssalden oder Buchhaltungsübergabe
Wir übernehmen Bücher, Steuerregister, Anlagenverzeichnis, Lohndaten und offene Behördenkorrespondenz. - Regelmäßiger Monatsprozess
Der Mandant erhält Belegfristen, Reporting-Termine, Kontaktdaten und einen festgelegten Freigabeprozess für Steuern und Zahlungen.
Ein Wechsel zum Jahresende ist nicht erforderlich. Der praktische Zeitpunkt hängt von Qualität und Vollständigkeit der Unterlagen des bisherigen Dienstleisters ab.
Warum internationale Unternehmensgruppen Sarego Finance beauftragen
Spezialisierung auf Gesellschaften mit ausländischen Gesellschaftern
Unsere Abläufe sind auf polnische Tochtergesellschaften ausgerichtet, deren Gesellschafter und Entscheidungsträger außerhalb Polens sitzen. Wir berücksichtigen den Bedarf an englischer Kommunikation, regelmäßigem Reporting und dokumentierter Compliance.
Betreuung durch einen polnischen Steuerberater
Steuerfragen und Compliance-Prozesse werden von einem polnischen Steuerberater betreut. Themen außerhalb der laufenden Buchführung werden erkannt und gezielt weiterbearbeitet.
Papierloser, KSeF-fähiger Prozess
Unterlagen werden digital übermittelt. Der Prozess unterstützt strukturierte Rechnungen, elektronische Vollmachten und die Fernsteuerung der polnischen Tochtergesellschaft.
Koordinierte steuerliche und rechtliche Betreuung
Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuern und rechtliche Leistungen können in einer Struktur koordiniert werden, ohne dass der Mandant mehrere voneinander unabhängige Dienstleister steuern muss.
Klare operative Kommunikation auf Englisch
Die ausländische Geschäftsführung erhält Fristen, Anforderungen und Erläuterungen auf Englisch. Laufende polnische Verwaltungsthemen werden vor Ort bearbeitet. Strategische Gespräche mit Jerzy Gaweł sind auch auf Deutsch möglich.
Transparente Preise
Die laufenden Gebühren richten sich vor allem nach Belegvolumen und vereinbartem Leistungsumfang. Zusätzliche Beratungs- oder Rechtsleistungen erfolgen erst nach vorheriger Bestätigung von Umfang und Kosten.
Verwandte Strukturen
Buchhaltung für eine polnische Niederlassung
Eine Niederlassung ist keine eigene juristische Person und erfordert einen anderen Ansatz bei Gewinnzuordnung, Abrechnungen mit dem Stammhaus und Reporting.
Tochtergesellschaft oder Niederlassung?
Vergleichen Sie die rechtlichen, steuerlichen und operativen Unterschiede vor der Wahl der Struktur in Polen.
Ihre Ansprechpartner
Wiktoria Buczek
Erstkontakt und Mandantenkoordination
Erstkontakt, Zusammenstellung der Informationen, Angebotskoordination und Unterstützung beim Onboarding.
Angebot anfordern
Jerzy Gaweł
Polnischer Steuerberater
Steuerliche Betreuung und Verantwortung für die Buchhaltungs-Compliance.
Häufige Fragen
Was kostet die Buchhaltung für eine polnische Tochtergesellschaft?
Die monatliche Buchhaltung beginnt bei 1.800 PLN netto für bis zu 15 Buchungsbelege und bei 2.500 PLN netto für bis zu 50 Buchungsbelege. Der endgültige Preis hängt von Belegvolumen, Umsatz, Umsatzsteuer, Lohnabrechnung und Reporting-Anforderungen ab.
Wird das Onboarding gesondert berechnet?
Ja. Das Onboarding einer neu gegründeten Gesellschaft kostet 2.000 PLN netto. Die Übernahme einer bestehenden Buchhaltung beginnt bei 3.200 PLN netto.
Ist der Jahresabschluss in der monatlichen Gebühr enthalten?
Nein. CIT-8, Jahresabschluss, Gesellschafterbeschlüsse und KRS-Einreichung sind gesonderte Jahresabschlussleistungen.
Können Sie auf Englisch an unsere ausländische Muttergesellschaft berichten?
Ja. Die operative Kommunikation erfolgt auf Englisch. Wir können die von der ausländischen Geschäftsführung oder Konzernfinanzabteilung benötigten Buchhaltungsdaten und Berichte bereitstellen. Gespräche mit Jerzy Gaweł sind auch auf Deutsch möglich.
Übernehmen Sie auch die Lohnabrechnung?
Ja. Lohnabrechnung und Personaladministration können als zusätzliche monatliche Leistungen übernommen werden.
Können Sie die Buchhaltung von einem anderen Dienstleister übernehmen?
Ja. Wir prüfen die bisherige Buchhaltungsstruktur, übernehmen die Buchungsunterlagen und organisieren den Übergang. Die Bereinigung oder Rekonstruktion früherer Zeiträume wird gesondert berechnet.
Senden Sie uns den Firmennamen, das monatliche Belegvolumen, den Umsatzsteuerstatus, die Mitarbeiterzahl und Informationen zur bisherigen Buchhaltung.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer und gelten für Standardfälle auf Grundlage vollständiger und zutreffender Informationen. Zusätzliche Leistungen werden vor Beginn der Arbeiten bestätigt.