Buchhaltung Polen: Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehaltsabrechnung und steuerliche Betreuung

Wann muss eine sp. z o.o. den Jahresabschluss in Polen einreichen?

Wir planen den Ablauf so, dass Abschluss, Beschlussfassung und Einreichung beim KRS fristgerecht und planbar erfolgen.

Leistungsumfang

• Laufende Finanzbuchhaltung: Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle nach dem polnischen Rechnungslegungsgesetz (Ustawa o rachunkowości).
• Prüfungsfeste und nachvollziehbare Belegarchivierung: Strukturierte Ablage mit dokumentierter Buchungskette.
• Monatsabschlüsse: Gewinn und Verlustrechnung, Bilanz und Abstimmungen als Basis für internes Reporting.
• Anlagenbuchhaltung: Anlagenverzeichnis und Abschreibungen.
• Jahresabschluss in Polen: Erstellung des gesetzlichen Abschlusses und Vorbereitung der Einreichung beim Landesgerichtsregister KRS nach Gesellschafterbeschluss.

Mehrwert

• Terminsicherheit durch festen Abschlusskalender.
• Saubere Dokumentation für Prüfungen und Rückfragen.
• Reporting für Geschäftsführung und Gesellschafter auf Wunsch in englischer Sprache.

Leistungsumfang

• Körperschaftsteuer: Vorauszahlungen und jährliche CIT Erklärung, inklusive Plausibilitätsprüfung.
• Umsatzsteuer in Polen: Meldungen inklusive JPK V7, mit Fokus auf Fristen und Dokumentation.
• KSeF System: Unterstützung bei Einführung und Nutzung. Nicht jeder ausländische Steuerpflichtige ist automatisch verpflichtet.
• Quellensteuer: Dokumentationspflichten und Nachweispflichten bei Zahlungen an Ausland und verbundene Unternehmen.
• Vertretung: Korrespondenz, Rückfragen, Betriebsprüfungen.
• Verrechnungspreise: Hinweis auf mögliche Dokumentationspflichten bei verbundenen Unternehmen.

Mehrwert

• Fristen im Griff und weniger Risiko von Sanktionen.
• Klare Nachweise und nachvollziehbare Positionen.
• Praktische Unterstützung bei Prüfungen.

Welche Fristen gelten für Lohn und Gehaltsabrechnung sowie ZUS Meldungen in Polen?

Wir arbeiten mit einem Monatsplan für Abrechnung, Meldungen und Zahlungen, damit Fristen eingehalten werden und Unterlagen bei Kontrollen bereit sind.

Leistungsumfang

• Lohn und Gehaltsabrechnung: Vergütung, Zuschläge, Urlaub, Krankheit.
• Polnische Sozialversicherung ZUS: An und Abmeldungen sowie laufende Beitragsmeldungen.
• Steuerliche Abführung: Monatliche Lohnsteuer und Jahresbescheinigungen.
• PPK: Verwaltung gemäß polnischem Recht.
• Personalakten: Digitale Führung und Vorbereitung auf Kontrollen.

Mehrwert

• Terminsicherheit und saubere Dokumentation.
• Weniger interner Aufwand.
• Unterlagen kontrollbereit.

• Meldungen an das Statistische Hauptamt.
• Berichte an die Polnische Nationalbank bei grenzüberschreitenden Transaktionen.
• Bearbeitung behördlicher Schreiben und Bescheide.
• Unterstützung bei Prüfungen und Datenerhebungen.

Wann entsteht Umsatzsteuerpflicht in Polen?

• Prüfung der Liefer und Leistungsströme sowie der Frage, ob eine Registrierung in Polen erforderlich ist.
• Abgrenzung OSS IOSS und polnische Registrierung, abhängig vom Geschäftsmodell.

Brauche ich eine feste Niederlassung oder eine Betriebsstätte?

• Erste Einschätzung anhand der tatsächlichen Abläufe, Personal, Lager, Entscheidungsprozesse und Dauer.
• Hinweis auf typische Trigger für Risiken bei Betriebsstätte und fester Niederlassung.

Muss ich KSeF nutzen?

• Prüfung, ob in Ihrer Konstellation eine Verpflichtung zur Nutzung von KSeF besteht. Nicht jeder ausländische Steuerpflichtige ist automatisch verpflichtet.
• Unterstützung bei technischer Einführung und Anpassung interner Prozesse.

Benötige ich ein polnisches Bankkonto?

• Praxisorientierter Hinweis, wann ein polnisches Konto die Abwicklung von Zahlungen und Erstattungen erleichtert.

Leistungsumfang

• Vorbereitung der Registrierungsunterlagen.
• Monatliche Umsatzsteuermeldungen einschließlich JPK V7.
• Begleitung bei Rückfragen der Finanzbehörden.

Typische Fragen

• Wie erfolgt die Registrierung bei ZUS und Finanzamt in Polen.
• Welche Pflichten entstehen bei Lohnsteuer, ZUS und Dokumentation.
• Wie läuft eine Kontrolle und welche Unterlagen werden verlangt.

Leistungsumfang

• Registrierung des Arbeitgebers bei ZUS und Finanzamt.
• Laufende Lohnabrechnung.
• Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer.

Mehr Details

Mitarbeiter in Polen beschäftigen ohne Gesellschaft

Was das für Sie bedeutet

• Klare Zuständigkeiten und Qualitätssicherung.
• Fokus auf Terminsicherheit, Dokumentationspflichten und Vorbereitung auf Betriebsprüfungen.
• Transparenz gegenüber Geschäftsführung und Gesellschaftern durch strukturiertes Reporting.

Typische Schnittstellen Recht und Steuern

• Arbeitsverträge und Vergütungsmodelle.
• Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsführerthemen und Corporate Compliance.
• Grenzüberschreitende Zahlungsströme, Quellensteuer und Dokumentation.

Was kostet Buchhaltung in Polen für eine sp. z o.o.?

Die monatlichen Kosten beginnen in der Regel ab ca. 150 € netto pro Monat für kleine sp. z o.o. mit geringem Belegvolumen. Der konkrete Preis hängt von Anzahl der Dokumente, Umfang der Leistungen sowie zusätzlichen Anforderungen wie Reporting oder Konzernabstimmungen ab.

Wie läuft eine polnische Betriebsprüfung ab?

Viele steuerliche Prüfungen erfolgen elektronisch durch Anforderung und Übermittlung digitaler Daten an die polnischen Steuerbehörden. Voraussetzung ist eine laufend geführte Buchhaltung und vollständige Dokumentation. Verzögerungen oder unvollständige Unterlagen können zusätzliche Rückfragen auslösen.