Jahresabschluss Polen nicht eingereicht | KRS-Schreiben
Jahresabschluss in Polen nicht eingereicht: KRS-Schreiben erhalten – was tun?
Wenn Ihre polnische Gesellschaft ein Schreiben des Registergerichts wegen fehlender Jahresabschlüsse erhalten hat, sollten Sie sofort handeln. In der Regel müssen die fehlende Buchführung, der Jahresabschluss, die Genehmigungsbeschlüsse, CIT-8 und die KRS-Einreichung nachgeholt werden.
Schnelle Antwort
Ein KRS-Schreiben wird normalerweise nicht durch eine allgemeine Erklärung erledigt. Die Gesellschaft muss die konkret fehlenden Dokumente nachreichen. Dazu gehören regelmäßig elektronisch unterzeichnete und genehmigte Jahresabschlüsse sowie die erforderlichen Gesellschafterbeschlüsse.
Fehlt auch die Buchführung, muss zunächst das betreffende Geschäftsjahr rekonstruiert werden. Häufig ist zusätzlich zu prüfen, ob die Körperschaftsteuererklärung CIT-8 ebenfalls nicht eingereicht wurde.
Haben Sie einen dieser polnischen Sätze erhalten?
Der genaue Wortlaut kann je nach Gericht und Verfahren abweichen. Häufig erscheinen Formulierungen wie:
- „wezwanie do złożenia dokumentów finansowych”
- „wezwanie do złożenia zaległych dokumentów finansowych”
- „w terminie 7 dni pod rygorem nałożenia grzywny”
- „postępowanie przymuszające”
- „roczne sprawozdanie finansowe nie zostało złożone”
Auf Deutsch bedeutet dies sinngemäß: Aufforderung zur Einreichung fehlender Finanzdokumente innerhalb einer kurzen Frist, andernfalls kann ein Zwangsgeld verhängt werden.
KRS-Schreiben wegen fehlender Jahresabschlüsse erhalten?
Wir übernehmen die Nachholung der Buchführung, die Erstellung von Jahresabschluss und CIT-8, die Genehmigungsbeschlüsse sowie die Einreichung beim KRS.
Was bedeutet ein KRS-Schreiben wegen fehlender Jahresabschlüsse?
Das polnische Registergericht überwacht, ob Gesellschaften ihre jährlichen Finanzdokumente beim Repositorium für Finanzdokumente einreichen. Fehlen die vorgeschriebenen Unterlagen, kann das Gericht ein Zwangsverfahren einleiten und die Gesellschaft zur Nachreichung auffordern.
Besonders häufig betrifft dies polnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung, also sp. z o.o., bei denen die laufende Buchhaltung nicht fortgeführt wurde, die Geschäftsführung gewechselt hat oder ein ausländischer Gesellschafter davon ausgegangen ist, dass eine inaktive Gesellschaft keine Jahresabschlüsse erstellen muss.
Welche Dokumente verlangt das KRS bei einem fehlenden Jahresabschluss?
Das Gericht verlangt regelmäßig die vollständigen Finanzdokumente für ein bestimmtes Geschäftsjahr. Eine allgemeine Antwort oder die Mitteilung, dass die Gesellschaft inaktiv war, ersetzt diese Dokumente nicht.
Elektronisch erstellt und von den erforderlichen Personen unterzeichnet.
Beschluss der Gesellschafter über die Genehmigung des Abschlusses.
Beschluss über Gewinnverwendung oder Verlustdeckung.
Je nach Gesellschaft können zusätzliche Dokumente erforderlich sein.
Unabhängig von der KRS-Einreichung ist zu prüfen, ob für das betreffende Jahr auch die jährliche Körperschaftsteuererklärung CIT-8 fehlt.
Welche Frist gilt nach Erhalt des KRS-Schreibens?
Maßgeblich ist die Frist, die im konkreten Gerichtsschreiben genannt wird. In Zwangsverfahren wird häufig eine zusätzliche Frist von sieben Tagen gesetzt.
Die Frist sollte nicht ignoriert werden. Kann das vollständige Paket nicht sofort vorbereitet werden, muss zumindest unverzüglich geklärt werden, welche Unterlagen bereits existieren und welche Buchführungsarbeiten noch erforderlich sind.
Wenn die Buchführung fehlt, müssen Kontoauszüge, Rechnungen und alle Transaktionen zunächst in einem Buchhaltungssystem erfasst werden. Erst danach kann ein korrekter Jahresabschluss erstellt werden.
Wie reagieren Sie richtig auf eine KRS-Aufforderung?
Gerichtsschreiben genau prüfen
Ermitteln Sie das betroffene Jahr, die verlangten Dokumente und die konkrete Frist.
Vorhandene Buchführung feststellen
Prüfen Sie, ob Buchhaltungsdaten, Kontoauszüge, Rechnungen und frühere Dateien vollständig vorhanden sind.
Buchführung rekonstruieren
Fehlen laufende Bücher, muss das gesamte Geschäftsjahr nachträglich eingebucht und abgestimmt werden.
Jahresabschluss und CIT-8 erstellen
Auf Grundlage der rekonstruierten Buchführung werden die erforderlichen Jahresdokumente und Steuererklärungen vorbereitet.
Unterschriften und Beschlüsse
Die Geschäftsführer unterzeichnen den Jahresabschluss elektronisch. Danach genehmigen die Gesellschafter die Dokumente durch formelle Beschlüsse.
Vollständiges Paket beim KRS einreichen
Der Jahresabschluss und die Genehmigungsunterlagen werden elektronisch beim Register eingereicht.
Reicht eine schriftliche Antwort an das Gericht?
Normalerweise nein. Wenn das Gericht die Einreichung fehlender Jahresabschlüsse verlangt, wird das Problem grundsätzlich durch die korrekte Einreichung der Dokumente gelöst. Eine allgemeine Erklärung, dass die Gesellschaft inaktiv war oder der frühere Buchhalter nicht reagiert, ersetzt die fehlenden Finanzdokumente nicht.
Muss eine inaktive polnische sp. z o.o. Jahresabschlüsse einreichen?
Ja. Solange die Gesellschaft besteht und nicht ordnungsgemäß aus dem Register gelöscht wurde, bestehen grundsätzlich jährliche Buchführungs- und Berichtspflichten.
Auch wenn keine Umsätze erzielt wurden, können Bankgebühren, Gründungskosten, Darlehen, Gesellschafterzahlungen oder andere Vorgänge vorhanden sein. Diese müssen in der Buchführung berücksichtigt werden.
Was tun, wenn mehrere Jahresabschlüsse fehlen?
Ein Gerichtsschreiben kann nur ein konkretes Jahr nennen, obwohl auch weitere Jahresabschlüsse fehlen. Deshalb sollte immer die gesamte Einreichungshistorie der Gesellschaft geprüft werden.
Mehrjährige Rückstände können in einem koordinierten Prozess aufgearbeitet werden. Die Arbeiten sollten chronologisch erfolgen, weil die Eröffnungsbilanz eines späteren Jahres auf dem Abschluss des Vorjahres beruht.
Welche Folgen hat die weitere Nichtabgabe?
Das Registergericht kann ein Zwangsverfahren fortsetzen und Maßnahmen gegen die Gesellschaft oder Mitglieder der Geschäftsführung ergreifen. Wiederholte Nichtabgabe kann zu weiteren Zwangsgeldern und zusätzlichen rechtlichen Problemen führen.
Fehlende Jahresabschlüsse erschweren außerdem Bankverfahren, Due-Diligence-Prüfungen, Gesellschafterwechsel, Verkauf, Liquidation und andere gesellschaftsrechtliche Vorgänge.
Die konkrete Reaktion des Gerichts hängt vom jeweiligen Verfahren ab. Entscheidend ist, die fehlenden Dokumente schnell und vollständig nachzureichen.
Noch keine Frist versäumt?
Dieser Artikel behandelt die Situation nach Erhalt eines KRS-Schreibens. Die regulären Fristen für Erstellung, Genehmigung, CIT-8 und KRS-Einreichung erläutern wir in unserem separaten Jahresabschluss-Leitfaden.
Jahresabschluss Polen: Fristen für sp. z o.o., KRS und CIT-8
Fehlenden Jahresabschluss in Polen nachreichen
Wir übernehmen die Buchführungsnachholung, Jahresabschluss, CIT-8, Gesellschafterbeschlüsse, elektronische Unterschriften und die Einreichung beim KRS.
FAQ zu KRS-Schreiben und fehlenden Jahresabschlüssen
Kann die Gesellschaft nur eine Erklärung an das Gericht senden?
In der Regel nicht. Das Gericht erwartet die konkret fehlenden Finanzdokumente und Genehmigungsunterlagen.
Was passiert, wenn nie Buchführung geführt wurde?
Dann muss die Buchführung des betreffenden Geschäftsjahres zunächst anhand von Kontoauszügen, Rechnungen, Verträgen und sonstigen Unterlagen rekonstruiert werden.
Kann der Jahresabschluss noch nach Ablauf der Gerichtsfrist eingereicht werden?
Ja, fehlende Dokumente sollten auch nach Fristablauf so schnell wie möglich eingereicht werden. Die verspätete Einreichung beseitigt jedoch nicht automatisch alle bereits eingetretenen Folgen.
Muss ein ausländischer Geschäftsführer nach Polen reisen?
Viele Fälle können remote bearbeitet werden. Voraussetzung sind geeignete elektronische Signaturen, vollständige Unterlagen und die erforderlichen Vollmachten.
Muss zusätzlich CIT-8 eingereicht werden?
Das muss geprüft werden. Wenn für das betreffende Jahr keine laufende Buchhaltung geführt wurde, fehlt häufig auch die jährliche Körperschaftsteuererklärung CIT-8.
Was kostet die Nachholung?
Der Preis hängt von der Zahl der fehlenden Jahre, der Aktivität der Gesellschaft und der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Für einen einfachen inaktiven Fall mit einem fehlenden Jahr gilt auf der Leistungsseite ein Ausgangspreis.
Beratung auf Deutsch möglich
Jerzy berät ausländische Gesellschafter und Geschäftsführer zu polnischen Steuer-, Buchhaltungs- und Compliance-Pflichten.