PESEL für ausländische Geschäftsführer in Polen
Veröffentlicht: 3. Mai 2026
In der Praxis wird eine PESEL-Nummer von Geschäftsführern einer polnischen sp. z o.o. benötigt, nicht von Gesellschaftern als solchen. Der Grund ist operativer Natur: Eine PESEL ist erforderlich, um ein Trusted Profile (Profil Zaufany) einzurichten, das Standardverfahren zur elektronischen Unterzeichnung von Jahresabschlüssen im e-KRS-System. Gesellschafter, die nicht im Vorstand sitzen und keine Unternehmensdokumente unterzeichnen, können in den meisten Fällen ohne PESEL tätig sein.
Wann braucht ein Ausländer eine PESEL-Nummer in Polen?
PESEL ist die universelle persönliche Identifikationsnummer in Polen. Die sp. z o.o. (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) ist die polnische Kapitalgesellschaft, die der deutschen GmbH entspricht. Sie wird polnischen Staatsbürgern automatisch zugeteilt. Ausländer können sie beantragen, wenn sie einen legitimen Grund mit Bezug zu Polen nachweisen können.
Im geschäftlichen Kontext wird eine PESEL in der Praxis von einer bestimmten Gruppe benötigt: Geschäftsführer einer polnischen sp. z o.o., die Jahresabschlüsse oder KRS-Dokumente elektronisch unterzeichnen müssen. Gesellschafter, die nicht im Vorstand sitzen und keine Unternehmensdokumente unterzeichnen, benötigen in der Regel keine PESEL.
Die zwei häufigsten Situationen, in denen ein Ausländer eine PESEL benötigt:
- Bestellung zum Geschäftsführer einer polnischen sp. z o.o., ob bei der Gründung oder später
- Jede Situation, die eine elektronische Unterzeichnung von KRS-Dokumenten oder Jahresabschlüssen erfordert
PESEL und Gesellschaftsgründung
Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass alle Gesellschafter einer polnischen sp. z o.o. eine PESEL benötigen. Das ist nicht korrekt. Das KRS akzeptiert ausländische Passnummern anstelle der PESEL für Gesellschafter, die nicht im Vorstand sitzen. Ausländer gründen regelmäßig polnische Gesellschaften ohne PESEL, indem sie eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden oder über einen Notar handeln.
Das praktische Problem entsteht nach der Gründung, wenn jemand Dokumente in polnischen Behördensystemen unterzeichnen muss. Die elektronische Unterzeichnung im e-KRS-System erfordert entweder ein Trusted Profile oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Das Trusted Profile setzt eine PESEL voraus. Deshalb müssen Geschäftsführer, die Jahresabschlüsse unterzeichnen, in der Praxis eine PESEL beantragen.
PESEL und das Trusted Profile für die Unterzeichnung von Jahresabschlüssen
Dies ist der häufigste Grund, warum ein bestehender Geschäftsführer einer polnischen Gesellschaft eine PESEL beantragen muss.
Polnische Gesellschaften sind verpflichtet, Jahresabschlüsse über das e-KRS-System einzureichen. Das System verlangt von jedem unterzeichnenden Geschäftsführer eine Authentifizierung über ein Trusted Profile (Profil Zaufany) oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Das Trusted Profile ist für die meisten Menschen die einfachere Standardlösung.
Für die Einrichtung eines Trusted Profiles ist eine PESEL-Nummer erforderlich. Ohne sie kann sich der Geschäftsführer nicht im e-KRS-System authentifizieren und den Jahresabschluss nicht digital unterzeichnen. Hat Ihre Gesellschaft einen ausländischen Geschäftsführer ohne PESEL, kann der Jahresabschluss nicht fristgerecht eingereicht werden, solange dieses Problem nicht gelöst ist.
Einen vollständigen Überblick über den Jahresabschlussprozess, Fristen und die Einreichung finden Sie in unserem Leitfaden: Jahresabschluss Polen Sp. z o.o.: Fristen, KRS und CIT-8.
PESEL und steuerliche Ansässigkeit
Die Beantragung einer PESEL macht Sie nicht zum polnischen Steueransässigen und begründet keine polnische Steuerpflicht. Die steuerliche Ansässigkeit wird durch den Mittelpunkt Ihrer Lebensinteressen und die Anzahl der in Polen verbrachten Tage im Kalenderjahr bestimmt, nicht durch administrative Registrierungen wie die PESEL.
Ein ausländischer Geschäftsführer, der eine PESEL ausschließlich zur Unterzeichnung von Jahresabschlüssen beantragt, erwirbt dadurch keine zusätzlichen Steuerpflichten in Polen.
Wie beantragt ein Ausländer eine PESEL-Nummer in Polen?
Das Verfahren ist unkompliziert. Es gibt keine rechtliche Komplexität.
- Antragstellung persönlich bei einem polnischen Gemeindeamt (urząd gminy oder urząd dzielnicy)
- Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments (Reisepass oder Personalausweis)
- Vorlage einer schriftlichen Begründung für den Antrag
Für gesellschaftsbezogene Zwecke gilt die Verbindung zu einer polnischen sp. z o.o. als anerkannte Begründung. Die Gemeindeämter sind mit dieser Art von Antrag vertraut und bearbeiten ihn routinemäßig. Die PESEL wird in der Regel noch am selben Tag oder innerhalb weniger Tage ausgestellt.
Ein Wohnsitz in Polen ist für den Antrag nicht erforderlich. Der Antrag erfordert einen persönlichen Besuch, aber keine polnische Adresse.
Bedeutung für die Gesellschaftsgründung und laufende Compliance
Wenn Sie eine polnische sp. z o.o. mit ausländischen Geschäftsführern gründen, sollte die Beantragung der PESEL für die betreffenden Personen frühzeitig im Prozess angegangen werden. Es ist ein formaler Schritt, kein grundlegendes Hindernis, erfordert aber einen persönlichen Besuch in Polen.
Bei bestehenden Gesellschaften, in denen ein neuer ausländischer Geschäftsführer bestellt wurde, sollte der PESEL-Antrag vor dem nächsten Einreichungstermin für den Jahresabschluss gestellt werden. Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, muss der Jahresabschluss grundsätzlich bis zum 31. März erstellt und unterzeichnet werden. Die Einreichung beim KRS erfolgt nach der Genehmigung des Jahresabschlusses, in der Regel innerhalb von 15 Tagen nach der Genehmigung.
Gesellschaft in Polen gründen oder neuen Geschäftsführer bestellen?
Wir übernehmen die Gesellschaftsgründung, KRS-Registrierung und laufende Buchhaltung und Compliance für ausländische sp. z o.o. Wir koordinieren die vollständige Einrichtung, damit PESEL, KRS, USt und Buchhaltung von Anfang an geregelt sind.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen ausländische Gesellschafter einer polnischen sp. z o.o. eine PESEL-Nummer?
Nicht unbedingt. Gesellschafter, die nicht im Vorstand sitzen und keine KRS-Dokumente unterzeichnen, können in den meisten Fällen ohne PESEL tätig sein. Das KRS akzeptiert ausländische Passnummern für Gesellschafter. Eine PESEL wird erst dann erforderlich, wenn die Person Dokumente in polnischen Behördensystemen elektronisch unterzeichnen muss.
Brauchen ausländische Geschäftsführer einer polnischen sp. z o.o. eine PESEL-Nummer?
In der Praxis ja. Geschäftsführer, die Jahresabschlüsse im e-KRS-System elektronisch unterzeichnen müssen, benötigen ein Trusted Profile oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Das Trusted Profile setzt eine PESEL voraus, was sie für die meisten ausländischen Geschäftsführer in der Praxis notwendig macht.
Macht mich die Beantragung einer PESEL zum polnischen Steueransässigen?
Nein. Eine PESEL ist eine administrative Identifikationsnummer. Ihre Beantragung begründet keine steuerliche Ansässigkeit in Polen und keine polnische Steuerpflicht. Die Steueransässigkeit wird durch den Mittelpunkt der Lebensinteressen und die Anzahl der in Polen verbrachten Tage im Kalenderjahr bestimmt.
Wie beantragt ein Ausländer eine PESEL-Nummer in Polen?
Der Antrag wird persönlich bei einem polnischen Gemeindeamt gestellt, mit gültigem Ausweisdokument und schriftlicher Begründung. Die Verbindung zu einer polnischen sp. z o.o. gilt als anerkannter Grund. Die PESEL wird in der Regel noch am selben Tag oder innerhalb weniger Tage ausgestellt.
Kann ein Geschäftsführer Jahresabschlüsse ohne PESEL unterzeichnen?
In der Praxis erfordert die Unterzeichnung im e-KRS-System ein Trusted Profile oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Das Trusted Profile setzt eine PESEL voraus. Eine qualifizierte EU-Signatur kann in manchen Fällen als Alternative genutzt werden. In der Praxis sollte jedoch geprüft werden, ob die konkrete qualifizierte Signatur vom e-KRS-System akzeptiert wird und ob die Identifikationsdaten korrekt mit der Person im KRS übereinstimmen. Die Beantragung einer PESEL ist in der Regel die einfachere und dauerhaftere Lösung.
Weiterführende Artikel
Jerzy Gaweł
Steuerberater, Sarego Finance
Jerzy berät ausländische Unternehmen und internationale Fachleute zu polnischen Unternehmens- und Steuerangelegenheiten. Er ist spezialisiert auf Gesellschaftsgründungen, grenzüberschreitende Strukturen und laufende Compliance für in Polen tätige Unternehmen.