Lohnabrechnung in Polen für ausländische Unternehmen und Tochtergesellschaften
Lohn- und Gehaltsabrechnung, ZUS- und PIT-Compliance sowie HR-Administration für ausländische Unternehmen in Polen. Die Lohnabrechnung ist als eigenständige Leistung oder in Kombination mit Buchhaltung und Steuer-Compliance verfügbar, mit koordiniertem Zugang zu rechtlicher Unterstützung bei Bedarf.
Sichere Datenverarbeitung
Beschränkter Zugriff auf Lohn- und Mitarbeiterdaten innerhalb des zugeordneten Mandatsteams.
Berichte auf Deutsch
Lohnabrechnungen, Übersichten und Management-Berichte auf Deutsch, neben der gesetzlich vorgeschriebenen polnischen Lohndokumentation.
Steuerliche und rechtliche Koordination
Koordinierter Zugang zu steuerlicher und rechtlicher Unterstützung, wenn ein Lohn- oder Beschäftigungsfall Fachberatung erfordert.
Lohnabrechnung ist nur die Hälfte der Arbeitgeber-Compliance in Polen
Ausländische Unternehmen setzen Lohnabrechnung oft mit einer monatlichen Gehaltsberechnung gleich. In Polen bedeutet eine korrekte Lohnabrechnung auch, ZUS-Sozialversicherungsbeiträge, PIT-Vorauszahlungen, PPK-Beiträge sofern zutreffend, Kranken- und Abwesenheitsnachweise sowie die Personaldokumentation zu führen, die das polnische Arbeitsrecht für jeden Mitarbeiter verlangt. Ein Versäumnis in einem dieser Punkte schafft ein Compliance-Risiko, das eine Gehaltsabrechnung allein nicht erkennen lässt.
- Monatliche ZUS-Beiträge und -Meldungen für jeden Mitarbeiter
- PIT-Vorauszahlungen, einbehalten und fristgerecht abgeführt
- PPK-Verwaltung, Berechnung und Beiträge, sofern zutreffend
- Korrekt geführte Kranken-, Abwesenheits- und Urlaubsnachweise
- Aktuelle Personalakten und HR-Dokumentation
Zwei Modelle: nur Lohnabrechnung oder HR-Administration mit Lohnabrechnung
Je nachdem, was Ihr Unternehmen bereits intern erledigt, unterstützen wir Mandanten auf eine von zwei Arten. Beide beruhen auf demselben Lohnabrechnungsprozess; der Unterschied liegt darin, wie viel der umgebenden HR-Dokumentation wir übernehmen.
| Leistungsumfang | Lohnabrechnung & Compliance | HR-Administration + Lohnabrechnung |
|---|---|---|
| Gehaltsberechnungen | Brutto-Netto-Abrechnung für Arbeitsverträge und polnische zivilrechtliche Verträge, einschließlich Auftragsverträge (umowa zlecenie) | Enthalten |
| ZUS & PIT | Beiträge, Meldungen und PIT-Vorauszahlungen | Enthalten |
| PPK, Krankheit, Abrechnungen | PPK-Verwaltung sofern zutreffend, Abwesenheitsbearbeitung, Lohnabrechnungen auf Deutsch und Polnisch | Enthalten |
| Personalakten & HR-Dokumentation | Nicht enthalten; der Mandant führt diese intern | Personalakten, On- und Offboarding-Dokumente, Abwesenheits- und Urlaubsnachweise |
| Am besten geeignet für | Unternehmen mit eigener HR-Funktion, die nur eine korrekte Lohnabrechnung benötigen | Tochtergesellschaften und Niederlassungen ohne lokales HR-Team oder Unternehmen beim Markteintritt in Polen |
Lohnabrechnung und Buchhaltung aus einer Hand
Für die meisten unserer Mandanten funktioniert die Lohnabrechnung am besten, wenn sie neben der Buchhaltung liegt und nicht bei einem separaten Anbieter. Dasselbe Team, das Ihre monatlichen Abschlüsse erstellt, wickelt auch die Lohnabrechnung ab. Das bedeutet weniger Abstimmungslücken zwischen Personalkosten und Hauptbuch und einen Ansprechpartner statt zwei. Wenn ein Fall steuerliche Auslegung oder rechtlichen Input erfordert, etwa bei grenzüberschreitender Beschäftigung oder der Einordnung von Auftragnehmern, ziehen wir steuerliche und rechtliche Unterstützung hinzu. Rechtsdienstleistungen werden separat durch unsere Partnerkanzlei Gostyński i Wspólnicy erbracht.
Wir können Lohnberichte und Zahlungsdaten in Formaten bereitstellen, die mit Ihrer Zentrale oder Ihrem Buchhaltungsteam abgestimmt sind.
Wen wir unterstützen
Polnische Tochtergesellschaften
Sp. z o.o. mit ausländischer Muttergesellschaft, die eine auf das Konzernreporting abgestimmte Lohnabrechnung benötigen.
Zweigniederlassungen
Niederlassungen ausländischer Unternehmen, die Personal in Polen beschäftigen.
Unternehmen aus DACH
Gesellschaften aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, die in Polen Mitarbeiter beschäftigen und deutschsprachige Ansprechpartner schätzen.
Ausländische Arbeitgeber ohne polnische Gesellschaft
Nach einer gesonderten steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Prüfung kann ein ausländischer Arbeitgeber als Beitragszahler in Polen registriert werden. Siehe unseren gesonderten Leitfaden.
Hinweis für österreichische Unternehmen
Österreichische Unternehmen, die in Polen tätig sind, unterliegen für ihre in Polen beschäftigten Mitarbeiter dem polnischen Lohn-, ZUS- und PIT-System, nicht dem österreichischen. Die Grundsätze sind dieselben wie für deutsche Unternehmen: Maßgeblich ist, wo die Beschäftigung stattfindet und welche Registrierung in Polen erforderlich ist. Wir kommunizieren auf Deutsch und stimmen die Lohnberichte mit Ihrer Zentrale ab.
Ihre Ansprechpartner für Lohnabrechnung und HR
Szymon Smoleń
Hauptansprechpartner für Lohnabrechnung und HR. Wickelt die monatliche Lohnabrechnung ab, führt die Mitarbeiterdokumentation und koordiniert die tägliche HR-Administration. Profil ansehen
Sylwia Buczyńska
Koordiniert die Buchhaltungsabläufe und stellt sicher, dass die Lohndaten sauber mit den monatlichen Abschlüssen abgestimmt sind. Profil ansehen
Jerzy Gaweł
Steuerliche Aufsicht für den Umfang der Lohnleistungen und für lohnbezogene Fragen, einschließlich PIT, ZUS und grenzüberschreitender Beschäftigung. Profil ansehen
Sylwia Myśliwska
Polnische Rechtsanwältin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht. Berät zu Arbeitsverträgen und grenzüberschreitenden Beschäftigungsfragen über unsere Partnerkanzlei Gostyński i Wspólnicy. Profil ansehen
Häufig gestellte Fragen
Was umfasst die ZUS-Pflicht des Arbeitgebers?
ZUS-Beiträge decken die Sozial- und Krankenversicherung für jeden Mitarbeiter ab, aufgeteilt in Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile. Der Arbeitgeber berechnet, behält ein und führt diese Beiträge monatlich ab, zusammen mit gesonderten Meldungen an die polnische Sozialversicherung.
Welche Zahlungsfristen gelten für ZUS und PIT?
Für polnische Kapitalgesellschaften sind ZUS-Beiträge grundsätzlich bis zum 15. Tag des Folgemonats fällig, vom Arbeitgeber einbehaltene PIT-Vorauszahlungen grundsätzlich bis zum 20. Tag. Andere Kategorien von Beitragszahlern können eine abweichende ZUS-Frist haben. Wir überwachen die geltenden Fristen im Rahmen der laufenden Lohnabrechnung.
Kann ein ausländisches Unternehmen in Polen Mitarbeiter einstellen, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen?
In manchen Fällen ist das möglich. Nach einer gesonderten Prüfung von Steuerregistrierung, Sozialversicherungspflichten und Betriebsstättenrisiko kann ein ausländischer Arbeitgeber als Beitragszahler in Polen registriert werden. Details finden Sie in unserem gesonderten Leitfaden.
Was ist der Unterschied zwischen reiner Lohnabrechnung und HR-Administration mit Lohnabrechnung?
Reine Lohnabrechnung umfasst Gehaltsberechnungen, ZUS, PIT und Lohnabrechnungen. HR-Administration mit Lohnabrechnung ergänzt Personalakten, On- und Offboarding-Dokumentation sowie Abwesenheitsnachweise, für Unternehmen ohne eigene HR-Funktion in Polen.
Ist Lohnabrechnungs-Outsourcing dasselbe wie ein Employer of Record?
Nein. Sarego Finance wird nicht zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter. Wir wickeln Lohnabrechnung und HR-Administration für Ihre eigene polnische Gesellschaft oder Niederlassung ab oder für einen als Beitragszahler in Polen registrierten ausländischen Arbeitgeber. Ein Employer of Record stellt Mitarbeiter formal im Auftrag des Kunden an, was eine andere rechtliche Konstruktion ist.
Angebot für die Lohnabrechnung anfordern
Nennen Sie uns die Anzahl der Mitarbeiter, die Vertragsarten und ob Sie nur Lohnabrechnung oder vollständige HR-Administration benötigen. Die meisten unserer Mandanten kombinieren Lohnabrechnung mit Buchhaltung; fragen Sie nach einem kombinierten Angebot, wenn das zu Ihrem Unternehmen passt.