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Dieser Artikel bietet eine detaillierte Übersicht darüber, wann ausländische Unternehmen eine Registrierung für die Mehrwertsteuer (MwSt.) in Polen in Betracht ziehen sollten, welche Vorteile damit verbunden sind, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, wie der Registrierungsprozess im Detail abläuft und welche Verpflichtungen nach der Registrierung bestehen. Das Verständnis dieser Aspekte erleichtert den Markteintritt in Polen und ermöglicht es, die Vorteile einer lokalen MwSt.-Nummer effektiv zu nutzen.

1. Wann sollten Sie eine MwSt.-Registrierung in Polen in Betracht ziehen?

Ausländische Unternehmen sollten in den folgenden Fällen eine MwSt.-Registrierung in Polen in Erwägung ziehen:

• Lieferung von Waren oder Dienstleistungen in Polen: Wenn Ihr Unternehmen Waren verkauft oder Dienstleistungen an polnische Kunden erbringt, ist eine MwSt.-Registrierung ab der ersten steuerpflichtigen Transaktion erforderlich, da es keine Registrierungsschwelle für ausländische Unternehmen gibt. Ausnahmen:
  • Reverse-Charge-Verfahren: Wenn die Verantwortung für die Mehrwertsteuerabrechnung auf den polnischen Kunden übertragen wird, ist eine MwSt.-Registrierung für den ausländischen Lieferanten möglicherweise nicht erforderlich.
  • Bestimmte steuerbefreite Dienstleistungen: Dienstleistungen, die nach polnischem Recht von der MwSt. befreit sind, können ebenfalls von der Registrierungspflicht ausgenommen sein.
• Lagerhaltung oder Fulfillment-Zentren: Die Lagerung von Waren in einem polnischen Lager, einschließlich Logistikzentren von Drittanbietern, erfordert eine lokale MwSt.-Registrierung zur Abrechnung von Warenbewegungen und Inlandsverkäufen.
• Verbesserung der Geschäftsbeziehungen: Polnische Geschäftspartner bevorzugen häufig die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die über eine lokale MwSt.-Nummer verfügen, da dies die Rechnungsstellung und die Einhaltung der Vorschriften erleichtert.

2. Vorteile der MwSt.-Registrierung in Polen

• Rückerstattung der Vorsteuer (Input VAT): Die Registrierung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die in Polen gezahlte MwSt. auf berechtigte Geschäftsausgaben zurückzufordern, wodurch die Steuerbelastung reduziert wird.
• Beschleunigte Rückerstattungen: Eine lokale MwSt.-Nummer kann den Rückerstattungsprozess erheblich beschleunigen und die Liquidität verbessern.
• Erhöhte Glaubwürdigkeit: Eine polnische MwSt.-Nummer stärkt die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens bei lokalen Partnern und Kunden.
• Einhaltung von EU-Vorschriften: Die richtige Registrierung stellt sicher, dass EU-weite Vorschriften eingehalten werden, und hilft, Strafen oder rechtliche Probleme zu vermeiden.
• Effizientere Transaktionen: Eine polnische MwSt.-Registrierung vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess und beschleunigt Transaktionen, insbesondere mit polnischen Kunden, die bevorzugt mit lokal registrierten Unternehmen zusammenarbeiten.

3. Voraussetzungen für die MwSt.-Registrierung in Polen

Jedes ausländische (nicht-polnische) Unternehmen – beispielsweise eine GmbH, Aktiengesellschaft oder Partnerschaft – das steuerpflichtige Aktivitäten in Polen durchführen möchte, ist berechtigt, einen Antrag auf MwSt.-Registrierung zu stellen. Die polnischen Steuerbehörden verlangen ausreichende Nachweise für aktive Geschäftstätigkeiten oder konkrete Pläne für Handelsaktivitäten in Polen.

4. Verfahren zur MwSt.-Registrierung

Die Registrierung als ausländisches Unternehmen in Polen erfordert eine präzise Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Sarego Finance begleitet Sie durch den gesamten Prozess, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

4(a). Einreichung des Registrierungsantrags

• Unterschriftspflicht: Der Antrag auf MwSt.-Registrierung (VAT-R-Formular) muss persönlich vom Geschäftsführer oder einem gesetzlichen Vertreter des Unternehmens unterzeichnet werden. Nach polnischem Recht kann der Antrag nicht durch einen Bevollmächtigten eingereicht werden.
• Erforderliche Unterlagen:
  • Satzung des Unternehmens, übersetzt ins Polnische durch einen vereidigten Übersetzer.
  • Aktueller Auszug aus dem Handelsregister Ihres Landes, übersetzt ins Polnische.
  • Bestätigung der MwSt.-Registrierung im Heimatland, übersetzt ins Polnische.
  • Nachweis über die Eröffnung eines Geschäftskontos bei einer polnischen Bank.
  • Vereinbarung mit einem polnischen Buchhaltungsbüro (z. B. Sarego Finance).
  • Beschreibung der geplanten Geschäftstätigkeit in Polen.
  • Vollmachten zur Durchführung der MwSt.-Registrierung und Abgabe von Erklärungen.

Alle Dokumente müssen von einem zertifizierten Übersetzer ins Polnische übersetzt werden.

4(b). Eröffnung eines polnischen Bankkonto

Warum benötigen Sie ein polnisches Bankkonto?

• MwSt.-Rückerstattungen: Nach polnischen Steuervorschriften können MwSt.-Erstattungen nur auf ein Bankkonto überwiesen werden, das bei einer polnischen Bank geführt wird.
• Split-Payment-Mechanismus: Die Teilnahme am polnischen Split-Payment-Mechanismus erfordert ein lokales Bankkonto.
• Erleichterung von Transaktionen: Kunden in Polen bevorzugen überweisungen auf ein lokales Bankkonto, um Währungsumrechnungsgebühren und Verzögerungen zu vermeiden.

Die polnischen Steuerbehörden verwenden das „White List“-System, um die Gültigkeit von Bankkonten zu überprüfen, die von Unternehmen für MwSt.-Transaktionen genutzt werden.

Erforderliche Dokumente zur Kontoeröffnung:

• Handelsregisterauszug und Satzung des Unternehmens (mit öffentlich beglaubigter Übersetzung ins Polnische).
• Nachweis der wirtschaftlichen Eigentümer (Gesellschafter und Geschäftsführer).
• Vollständige Dokumentation zur Einhaltung der Due-Diligence-Anforderungen des Bankensektors.

4(c). Vor-Ort-Besuch des CEO

In der Regel ist ein persönlicher Besuch des Geschäftsführers (oder eines autorisierten Vertreters) in Polen erforderlich, um die MwSt.-Registrierung und die Kontoeröffnung abzuschließen. Dieser Besuch, der oft nur einen Tag dauert, umfasst:

• Unterzeichnung des VAT-R-Formulars.
• Bereitstellung von Unterschriften und Ausweisdokumenten für die Bank.
• Abschluss der übrigen Compliance-Prüfungen.

4(d). Elektronischer Zugang zu Bankkonten

Nach der Kontoeröffnung bieten polnische Banken umfassende Online-Banking-Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Konto bequem aus dem Ausland zu verwalten.

4(e). Mehrwährungskonten (PLN und EUR)

Um grenzüberschreitende Operationen zu erleichtern, empfiehlt es sich, zwei Konten zu eröffnen: eines in polnischen Zloty (PLN) und eines in Euro (EUR).

5. Nach Einreichung des MwSt.-Antrags

Nach der Einreichung des VAT-R-Formulars überprüfen die polnischen Steuerbehörden Ihren Antrag. Der Prozess kann folgende Schritte umfassen:

• Anforderung zusätzlicher Dokumente: Die Behörden können weitere Unterlagen oder Erläuterungen zu Ihren Geschäftstätigkeiten anfordern, z. B.:
  • Verträge mit polnischen Kunden oder Partnern.
  • Nachweise über geplante oder bereits durchgeführte Transaktionen.
  • Angaben zu Ihrer Lieferkette und Logistik.
• Prüfung der eingereichten Dokumente: Alle Unterlagen werden sorgfältig auf Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen überprüft.
• Reaktionszeit auf Anfragen: Eine schnelle und vollständige Beantwortung von Rückfragen ist entscheidend, um Verzögerungen oder Ablehnungen zu vermeiden.

Wie Sarego Finance hilft: Unser Team unterstützt Sie umfassend bei der Kommunikation mit den polnischen Steuerbehörden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden und Ihr Antrag erfolgreich abgeschlossen wird.

6. Laufende Compliance und MwSt.-Verwaltung mit Sarego Finance

Nach Abschluss Ihrer polnischen MwSt.-Registrierung können Sie Sarego Finance als Ihren Partner für die laufende Compliance und Verwaltung ernennen. Unsere Buchhaltungs- und Rechtsabteilung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit rechtskonform bleibt. Unsere Dienstleistungen umfassen:

6(a). Buchführung und Rechnungsstellung

• Führung eines MwSt.-Registers: Dokumentation aller steuerpflichtigen Transaktionen, einschließlich Verkaufs- und Einkaufsvorgänge.
• Konforme Rechnungsstellung: Polnische Vorschriften erfordern spezifische Details wie:
  • Ihre polnische MwSt.-Nummer.
  • Einhaltung der Rechnungsformate und Fristen.
  • Währungsumrechnungen, falls erforderlich.

Wir empfehlen die Nutzung polnischer Buchhaltungssoftware, die wir Ihnen gerne einrichten und erklären.

6(b). Monatliche MwSt.-Erklärungen und Zahlungen

• Erklärungshäufigkeit: MwSt.-Erklärungen müssen in der Regel monatlich eingereicht werden.
• Zahlungsfristen: Alle fälligen Beträge müssen rechtzeitig an die polnischen Steuerbehörden überwiesen werden.
• Vermeidung von Strafen: Durch pünktliche und korrekte Einreichungen vermeiden Sie Bußgelder und Verzugszinsen.

6(c). MwSt.-Erstattungen

In einigen Fällen ist Ihr Unternehmen berechtigt, eine Rückerstattung der MwSt. zu beantragen, z. B. wenn die Vorsteuer die Umsatzsteuer übersteigt. Der Prozess umfasst:

• Meldung des negativen MwSt.-Saldos in Ihrer monatlichen Erklärung.
• Einreichung aller erforderlichen Nachweise bei den Steuerbehörden.

Unsere Unterstützung:

• Einreichung der MwSt.-Erklärungen.
• Kommunikation mit den Steuerbehörden.
• Verwaltung und Nachverfolgung von MwSt.-Rückerstattungen.

7. Schritt-für-Schritt-Prozess zur MwSt.-Registrierung und Eröffnung eines Bankkontos

7.1 Dokumentenvorbereitung

Sarego Finance unterstützt Sie bei der Sammlung und Vorbereitung der notwendigen Unterlagen für die MwSt.-Registrierung und die Eröffnung eines Bankkontos. Dazu gehören in der Regel:

• Satzung des Unternehmens: Übersetzt ins Polnische durch einen vereidigten Übersetzer.
• Auszug aus dem Handelsregister: Nachweis über den aktiven Status Ihres Unternehmens, übersetzt ins Polnische durch einen vereidigten Übersetzer.
• Bestätigung der MwSt.-Registrierung in Ihrem Heimatland: Übersetzt ins Polnische durch einen vereidigten Übersetzer.
• Vereinbarung mit einer polnischen Bank: Bestätigung der Eröffnung eines Geschäftskontos.
• Vereinbarung mit Sarego Finance: Bestätigung, dass wir die MwSt.-Abwicklung und damit verbundene Buchhaltungsaufgaben übernehmen.
• Beschreibung der geplanten Aktivitäten in Polen: Detaillierte Darstellung des Umfangs und der Natur Ihrer Geschäftstätigkeit.
• Vollmachten: Autorisierung von Sarego Finance, in Ihrem Namen die MwSt.-Registrierung und Erklärungseinreichungen durchzuführen.

7.2 Prüfung und Bankverfahren

• Einreichung bei den Compliance-Teams der Bank: Wir reichen Ihre Unterlagen zur Vorprüfung bei der Bank ein.
• Genehmigung und Terminvereinbarung: Nach der Vorabgenehmigung koordinieren wir den Besuch Ihres CEOs in Polen zur Unterzeichnung der Dokumente.

7.3 Persönlicher Besuch

Ihr CEO (oder ein autorisierter Vertreter) muss folgende Aufgaben erledigen:

• Unterzeichnung des VAT-R-Formulars und aller weiteren erforderlichen Unterlagen bei der Steuerbehörde.
• Abschluss des Eröffnungsprozesses für das Bankkonto und Unterzeichnung der relevanten Bankdokumente.
• Autorisierung von Sarego Finance als Ihren MwSt.-Intermediär.

7.4 Endgültige Einreichung und Nachverfolgung

• Sarego Finance wird den MwSt.-Antrag bei der Steuerbehörde einreichen und alle Nachverfolgungsmaßnahmen übernehmen, bis die MwSt.-Nummer ausgestellt wird.
• Wir stellen sicher, dass Ihre Bankkontodaten ordnungsgemäß im White-List-System registriert werden.

7.5 Laufende MwSt.-Compliance und Einreichungen

• Wir übernehmen die Einreichung Ihrer MwSt.-Erklärungen.
• Wir überwachen die MwSt.-Zahlungen und -Erstattungen in Ihrem Namen.

Fazit Die Registrierung für die polnische MwSt. kann aufgrund der zahlreichen Schritte und umfangreichen Dokumentationsanforderungen anspruchsvoll sein. Sarego Finance bietet einen nahtlosen, umfassenden Service, der rechtliche, steuerliche, administrative und buchhalterische Aspekte abdeckt, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und den Prozess für Ihr Unternehmen zu vereinfachen.
Wenn Sie eine MwSt.-Registrierung in Polen in Erwägung ziehen oder laufende Steuer- und Buchhaltungsunterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.

Autor:

Jerzy Gaweł
Partner – Steuerberater