Jak polska spółka zależna powinna rozliczać usługi ze spółką matką?

Jak finansować polską spółkę zależną i kiedy powinna ona fakturować spółkę matkę?

Są to dwa różne etapy funkcjonowania spółki. Polska spółka zależna i jej zagraniczna spółka matka są odrębnymi podmiotami, dlatego polska spółka musi posiadać własne finansowanie albo własne przychody. Nie może po prostu korzystać ze środków spółki matki. Zanim polski zespół zacznie wykonywać usługi podlegające rozliczeniu, spółka jest zazwyczaj finansowana przez kapitał zakładowy, pożyczkę od wspólnika albo inną odpowiednio udokumentowaną formę finansowania. Zagadnienie to omawiamy odrębnie w naszym poradniku dotyczącym finansowania polskiej spółki zależnej. Gdy polski zespół zaczyna rzeczywiście świadczyć na rzecz spółki matki usługi programistyczne, inżynieryjne lub inne usługi biznesowe, model powinien się zmienić: spółka świadczy usługi na podstawie pisemnej umowy wewnątrzgrupowej i regularnie wystawia za nie faktury, zwykle miesięcznie albo kwartalnie, zamiast finansować bieżącą działalność wyłącznie kolejnymi dopłatami kapitałowymi.

Co powinna obejmować faktura wystawiana na spółkę matkę?

Faktura powinna dotyczyć usług faktycznie wykonanych w danym okresie, na przykład usług programistycznych, inżynieryjnych albo innych świadczeń określonych w umowie. Nie powinna ograniczać się do ogólnego i nieprecyzyjnego opisu typu „management fee”. Umowa oraz faktura powinny łącznie pozwalać ustalić, jakie usługi zostały wykonane i jakiego okresu dotyczy rozliczenie. To, czy faktura powinna zawierać polski VAT oraz w jaki sposób należy ją wystawić w KSeF na rzecz zagranicznego kontrahenta, jest odrębnym zagadnieniem od ustalenia ceny. Praktyczne kwestie dotyczące fakturowania omawiamy w naszym poradniku dotyczącym KSeF.

Czy polska spółka powinna osiągać zysk na usługach świadczonych dla podmiotu powiązanego?

Nie istnieje zasada, zgodnie z którą spółka musi wykazywać zysk w każdym okresie rozliczeniowym niezależnie od okoliczności. W praktyce jednak w przypadku rutynowego centrum usługowego lub zespołu programistycznego pracującego głównie albo wyłącznie na rzecz spółki matki dodatnia marża będzie zazwyczaj oczekiwanym elementem prawidłowego modelu rozliczeń. Zasada ceny rynkowej wymaga, aby podmioty powiązane ustalały warunki transakcji odpowiadające warunkom, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane (art. 11c ustawy o CIT). Nie oznacza to, że każda spółka zależna musi osiągać zysk w każdym roku. Strata może być w określonych okolicznościach ekonomicznie uzasadniona i zgodna z warunkami rynkowymi. Jednak stałe fakturowanie wyłącznie ponoszonych kosztów, bez jakiegokolwiek narzutu, przez rutynową spółkę usługową działającą przede wszystkim na rzecz podmiotu z grupy wymagałoby mocnego uzasadnienia. Standardowym rozwiązaniem jest ustalenie od początku wynagrodzenia na poziomie rynkowym, zwykle z odpowiednim narzutem określonym na podstawie danych porównawczych dotyczących niezależnych podmiotów wykonujących podobne funkcje. Nie należy automatycznie kopiować marży stosowanej w innej spółce lub branży. Trzeba również odróżnić rzeczywiste wykonanie usługi od prawidłowości jej wyceny. Usługa może zostać faktycznie wykonana, a jednocześnie jej cena może nie odpowiadać warunkom rynkowym.

Kiedy mają znaczenie przepisy o cenach transferowych i minimalnym podatku dochodowym?

Tabela 1

Roczna wartość usług fakturowanych na spółkę matkę	Zasada ustalania ceny	Obowiązek dokumentacyjny
Dowolna wartość	Warunki rynkowe wymagane zgodnie z art. 11c ustawy o CIT	Brak obowiązku sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych wyłącznie z powodu progu wartości transakcji wynoszącego 2 000 000 PLN
Powyżej 2 000 000 PLN netto	Warunki rynkowe wymagane zgodnie z art. 11c ustawy o CIT	Może powstać obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych oraz wykonania dodatkowych obowiązków sprawozdawczych (art. 11k ustawy o CIT)

Tabela 2, minimalny podatek dochodowy

Okres	Minimalny podatek dochodowy
Rok podatkowy rozpoczęcia działalności oraz dwa kolejne lata podatkowe	Wyłączenie niezależnie od rentowności spółki (art. 24ca ust. 14 ustawy o CIT)
Od czwartego roku podatkowego	Jeżeli udział dochodu w przychodach wynosi 2% lub mniej, może znaleźć zastosowanie minimalny podatek dochodowy według stawki 10%, z zastrzeżeniem pozostałych ustawowych wyłączeń (art. 24ca ust. 1 ustawy o CIT)

Wartość usług fakturowanych na spółkę matkę należy monitorować narastająco w trakcie roku w odniesieniu do progu 2 000 000 PLN, a nie dopiero po zakończeniu roku podatkowego. Zarówno obowiązki w zakresie cen transferowych, jak i ewentualne zastosowanie minimalnego podatku dochodowego zależą od rzeczywistych transakcji i danych finansowych spółki. Dlatego te kwestie powinny zostać przeanalizowane przed zakończeniem roku podatkowego.

FAQ

Czy polska spółka IT może wystawiać faktury na zagraniczną spółkę matkę?

Tak. Jeżeli polski zespół faktycznie świadczy usługi na rzecz spółki matki, standardowym rozwiązaniem jest ich rozliczanie na podstawie pisemnej umowy i regularne wystawianie faktur. Bieżące finansowanie spółki nie zastępuje rozliczenia rzeczywiście wykonywanych usług.

Za co polska spółka powinna wystawiać fakturę spółce matce?

Za usługi rzeczywiście wykonane w danym okresie, na przykład usługi programistyczne, inżynieryjne lub inne czynności określone w umowie. Umowa i faktura powinny łącznie wskazywać, co zostało wykonane i jakiego okresu dotyczy rozliczenie.

Czy spółka matka może po prostu pokrywać koszty polskiej spółki?

Nie jako stały model rozliczeń bez odpowiedniego uzasadnienia. Sam zwrot kosztów bez narzutu nie oznacza automatycznie zgodności z polskimi przepisami o cenach transferowych. W przypadku rutynowej działalności usługowej standardowym rozwiązaniem jest ustalenie wynagrodzenia odpowiadającego warunkom rynkowym, zazwyczaj obejmującego odpowiedni narzut.

Czy polska spółka zależna musi osiągać zysk?

Nie w każdym pojedynczym okresie. Jednak w przypadku rutynowej spółki usługowej lub centrum programistycznego pracującego przede wszystkim na rzecz spółki matki stałe rozliczanie wyłącznie kosztów wymaga odpowiedniego uzasadnienia. Wynagrodzenie na poziomie rynkowym, obejmujące właściwy narzut, jest zazwyczaj standardowym punktem wyjścia.

Czy faktura wystawiona na zagraniczną spółkę matkę powinna zawierać polski VAT?

Zależy to między innymi od rodzaju usługi oraz miejsca siedziby usługobiorcy. Jest to odrębne zagadnienie od zasad ustalania ceny omawianych w tym artykule. Praktyczne kwestie dotyczące wystawiania faktur opisujemy w naszym poradniku dotyczącym KSeF. Sposób opodatkowania VAT należy ustalić dla konkretnego modelu świadczenia usług.

Od kiedy mają zastosowanie polskie przepisy o cenach transferowych?

Zasada ustalania warunków rynkowych ma zastosowanie niezależnie od wysokości transakcji. Gdy roczna wartość usług świadczonych na rzecz spółki matki zbliża się do 2 000 000 PLN netto, mogą natomiast powstać dodatkowe obowiązki dokumentacyjne i sprawozdawcze wynikające z art. 11k ustawy o CIT.

Podsumowanie

Polska spółka zależna i jej zagraniczna spółka matka są odrębnymi podmiotami. Na początku działalności spółka powinna zostać odpowiednio sfinansowana. Gdy zaczyna faktycznie świadczyć usługi na rzecz spółki matki, powinna regularnie rozliczać je na podstawie pisemnej umowy. Wynagrodzenie musi odpowiadać warunkom rynkowym i bez odpowiedniego uzasadnienia nie powinno ograniczać się wyłącznie do zwrotu kosztów. Po przekroczeniu 2 000 000 PLN rocznej wartości transakcji usługowej mogą powstać dodatkowe obowiązki w zakresie dokumentacji cen transferowych. Trwale niska rentowność może również prowadzić do konieczności analizy przepisów o minimalnym podatku dochodowym po upływie pierwszych trzech lat podatkowych działalności spółki.