Najważniejsze w skrócie

Sprawozdanie finansowe za rok 2025 powinno być sporządzone i podpisane do 31 marca 2026, zatwierdzone do 30 czerwca 2026 i złożone do KRS najpóźniej do 15 lipca 2026, jeżeli rok obrotowy spółki jest równy rokowi kalendarzowemu.

Kogo dotyczy obowiązek złożenia sprawozdania finansowego?

Obowiązek dotyczy przede wszystkim spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. W praktyce chodzi o spółki, które prowadzą księgi rachunkowe i muszą co roku przygotować elektroniczne sprawozdanie finansowe.

Dla typowej spółki z o.o. sprawozdanie finansowe jest składane elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych w systemie KRS. Spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS nie wysyła takiego sprawozdania osobno do urzędu skarbowego.

Terminy dla sprawozdania finansowego

Poniższe terminy zakładają, że rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym. To najczęstsza sytuacja w polskich spółkach z o.o.

Jeżeli rok obrotowy spółki kończy się w innym dniu niż 31 grudnia, terminy należy liczyć odpowiednio od dnia bilansowego. Wtedy daty 31 marca, 30 czerwca i 15 lipca nie mają automatycznego zastosowania.

Procedura krok po kroku

1. Sporządzenie sprawozdania finansowego

Księgowość przygotowuje sprawozdanie finansowe w wymaganej strukturze elektronicznej. Dla spółki z o.o. obejmuje ono zwykle bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. W zależności od wielkości spółki i stosowanego wariantu sprawozdawczego mogą dojść dodatkowe elementy, na przykład zestawienie zmian w kapitale własnym albo rachunek przepływów pieniężnych.

Samo przygotowanie pliku nie wystarcza. Sprawozdanie musi zostać podpisane elektronicznie przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz przez zarząd.

2. Podpisanie sprawozdania przez zarząd

W spółce z jednoosobowym zarządem podpis składa członek zarządu. W spółce z zarządem wieloosobowym sprawozdanie może podpisać co najmniej jeden członek zarządu, jeżeli pozostali członkowie złożą wymagane oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, albo odmówią złożenia takiego oświadczenia z uzasadnieniem.

W praktyce warto ustalić podpisy wcześniej. Najczęstsze problemy powstają wtedy, gdy członkowie zarządu przebywają za granicą, nie mają polskiego profilu zaufanego albo ich kwalifikowany podpis elektroniczny nie działa poprawnie w systemie.

3. Zatwierdzenie sprawozdania przez zgromadzenie wspólników

Po sporządzeniu sprawozdania zarząd powinien doprowadzić do zatwierdzenia dokumentów przez zgromadzenie wspólników. W typowej spółce z o.o. zgromadzenie podejmuje uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podziału zysku albo pokrycia straty oraz udzielenia absolutorium członkom organów, jeżeli ma to zastosowanie.

Zgromadzenie wspólników powinno odbyć się nie później niż w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Przy roku kalendarzowym oznacza to 30 czerwca.

4. Złożenie dokumentów do KRS

Po zatwierdzeniu sprawozdania dokumenty finansowe składa się elektronicznie do KRS. Zgłoszenie obejmuje zwykle sprawozdanie finansowe, uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie, uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty oraz inne wymagane dokumenty, na przykład sprawozdanie z działalności, jeżeli spółka ma obowiązek jego sporządzenia.

Termin na złożenie dokumentów do KRS wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Jeżeli sprawozdanie za rok obrotowy kończący się 31 grudnia zostanie zatwierdzone 30 czerwca, termin złożenia dokumentów upływa 15 lipca.

Zarząd albo wspólnicy za granicą

Członkowie zarządu i wspólnicy przebywający poza Polską zwykle nie muszą przyjeżdżać do Polski tylko po to, żeby zatwierdzić sprawozdanie finansowe. W wielu przypadkach procedurę można zorganizować zdalnie, pod warunkiem że dokumenty, podpisy i pełnomocnictwa są prawidłowo przygotowane.

W praktyce najważniejsze jest wcześniejsze sprawdzenie, kto będzie podpisywał sprawozdanie, jakim podpisem elektronicznym i czy dana osoba jest ujawniona w KRS w sposób pozwalający na sprawne złożenie dokumentów.

Spóźnione sprawozdanie finansowe

Jeżeli spółka nie złożyła sprawozdania finansowego w terminie, sprawę należy uporządkować jak najszybciej. Opóźnienie nie zawsze oznacza natychmiastowe sankcje, ale nie powinno być ignorowane. KRS może wszcząć postępowanie przymuszające, a członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność za brak wykonania obowiązków sprawozdawczych.

W praktyce najczęściej trzeba przygotować brakujące sprawozdania, doprowadzić do ich podpisania i zatwierdzenia, przygotować uchwały oraz złożyć zaległe dokumenty w systemie KRS.

FAQ