Przejęcie księgowości w trakcie roku podatkowego – to możliwe i bezproblemowe!
2024-09-13
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku
Wiele firm działających w Polsce zakłada, że zmiana biura rachunkowego jest możliwa tylko na koniec roku podatkowego. W praktyce nie jest to prawda. Polskie przepisy pozwalają zmienić biuro rachunkowe w dowolnym momencie roku. Jeżeli proces jest dobrze zorganizowany nie powoduje to przerw w rozliczeniach podatkowych, obsłudze płac ani wypełnianiu obowiązków sprawozdawczych.
Dla firm które szukają rzetelnej obsługi księgowej możliwość przeniesienia księgowości w trakcie roku jest często najszybszym sposobem na odzyskanie kontroli nad rozliczeniami podatkowymi i raportowaniem finansowym.
Polskie prawo nie wymaga aby czekać do końca roku podatkowego ze zmianą biura rachunkowego. Wystarczy wypowiedzieć umowę z dotychczasowym biurem zgodnie z okresem wypowiedzenia i podpisać umowę z nowym podmiotem. W wielu przypadkach przy zmianie księgowości firmy analizują również sposób rozliczania transakcji międzynarodowych oraz strukturę swoich obowiązków podatkowych w Polsce.
Jeżeli obecna obsługa księgowa nie działa prawidłowo czekanie do końca roku zwykle tylko wydłuża problem.
W Sarego Finance regularnie pomagamy firmom w przeniesieniu księgowości, obsługi podatkowej oraz płacowej z innego biura rachunkowego. Proces jest tak zorganizowany aby obowiązki podatkowe i sprawozdawcze firmy były realizowane bez żadnych przerw.
Techniczna część przejęcia księgowości odbywa się głównie pomiędzy biurami rachunkowymi. Klient zazwyczaj jedynie zatwierdza zmianę oraz przekazuje dostęp do wymaganych dokumentów.
Jak wygląda zmiana biura rachunkowego krok po kroku
Proces zmiany biura rachunkowego zazwyczaj składa się z trzech podstawowych kroków. Dobrze przeprowadzona zmiana nie polega na chaotycznym przekazaniu dokumentów, tylko na jasnym podziale odpowiedzialności pomiędzy dotychczasowe i nowe biuro.
Wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie umowy z obecnym biurem rachunkowym oraz okresu wypowiedzenia. W większości przypadków wypowiedzenie obowiązuje ze skutkiem na koniec miesiąca.
Umowa powinna również określać obowiązek przekazania dokumentacji księgowej przez dotychczasowe biuro.
Podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym
Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym oraz określenie zakresu usług, daty przejęcia księgowości oraz zasad raportowania.
Przekazanie dokumentacji księgowej
Dotychczasowe biuro przekazuje księgi rachunkowe rejestry VAT dane płacowe oraz dokumentację źródłową. Przekazywane są również dostępy do systemów księgowych oraz portali urzędowych.
Co dzieje się z rozliczeniami podatkowymi i płacami
- Rozliczenia podatkowe za okres przed zmianą zazwyczaj przygotowuje dotychczasowe biuro rachunkowe.
- Rozliczenia po dacie przejęcia księgowości prowadzi nowe biuro rachunkowe.
- Obsługa płac jest kontynuowana bez przerwy po przekazaniu danych pracowników.
- Rozliczenia z ZUS są kontynuowane bez zmian.
Dlaczego firmy zmieniają biuro rachunkowe
Najczęściej problemem nie jest sama cena, tylko jakość obsługi. Jeżeli biuro rachunkowe odpowiada z opóźnieniem, popełnia błędy albo nie daje zarządowi jasnego obrazu sytuacji finansowej, dalsza współpraca zwykle nie ma sensu.
- powolna komunikacja
- błędy w księgowości
- brak wsparcia podatkowego
- brak przejrzystych raportów dla zarządu
- brak doświadczenia w obsłudze międzynarodowych struktur
Dokumenty przekazywane przy zmianie księgowości
Zakres przekazywanych danych zależy od skali działalności, ale pewne elementy pojawiają się praktycznie zawsze. Ich brak wydłuża przejęcie księgowości i zwiększa ryzyko błędów na starcie.
- księga główna oraz zestawienie obrotów i sald
- rejestry VAT
- dane płacowe
- ewidencja środków trwałych
- uzgodnienia bankowe
- zestawienie należności i zobowiązań
Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego
W praktyce firmy decydują się na zmianę biura dopiero gdy problemy narastają. Najczęstsze sygnały ostrzegawcze to:
- opóźnione odpowiedzi na pytania księgowe lub podatkowe
- błędy w księgowaniach lub korekty deklaracji
- brak jasnych wyjaśnień dotyczących podatków
- brak przejrzystości danych finansowych dla zarządu
- brak doświadczenia w transakcjach międzynarodowych
Jeżeli kilka z tych problemów pojawia się jednocześnie zmiana biura rachunkowego zwykle pozwala uniknąć poważniejszych problemów w przyszłości.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku
Tak. Firma może zmienić biuro rachunkowe w dowolnym momencie roku pod warunkiem prawidłowego wypowiedzenia umowy oraz przekazania dokumentacji księgowej.
Kto składa deklaracje podatkowe po zmianie księgowości
Zazwyczaj poprzednie biuro odpowiada za okresy sprzed daty przejęcia księgowości a nowe biuro prowadzi rozliczenia od ustalonej daty przejęcia.
Czy zmiana biura rachunkowego wpływa na wypłaty wynagrodzeń
Nie. Obsługa płac może być kontynuowana bez przerwy po przekazaniu danych pracowników i dokumentacji płacowej.
Potrzebujesz obsługi księgowej w Polsce
Jeżeli Twoja firma planuje zmianę biura rachunkowego, możemy przeprowadzić cały proces i przejąć obsługę księgową bez zakłócania bieżących rozliczeń.
