Kadry i płace w Polsce dla firm zagranicznych i spółek zależnych
Naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia ZUS i PIT oraz administracja kadrowa dla firm z kapitałem zagranicznym działających w Polsce. Obsługę kadrowo-płacową prowadzimy jako usługę samodzielną lub w połączeniu z księgowością i rozliczeniami podatkowymi, z koordynowanym dostępem do wsparcia prawnego w razie potrzeby.
Bezpieczne dane
Ograniczony dostęp do danych płacowych i pracowniczych w ramach przydzielonego zespołu obsługującego klienta.
Raporty po angielsku
Paski wynagrodzeń, zestawienia i raporty zarządcze dostępne po angielsku, obok wymaganej prawem polskiej dokumentacji płacowej.
Koordynacja podatkowa i prawna
Koordynowany dostęp do wsparcia podatkowego i prawnego, gdy sprawa płacowa lub pracownicza wymaga specjalistycznej porady.
Płace to tylko połowa obowiązków pracodawcy w Polsce
Firmy zagraniczne często utożsamiają obsługę płacową z miesięcznym naliczeniem wynagrodzenia. W Polsce prawidłowa obsługa płac oznacza też prowadzenie składek ZUS, zaliczek na PIT, wpłat PPK tam, gdzie mają zastosowanie, ewidencji zwolnień i nieobecności oraz dokumentacji pracowniczej, której polskie prawo pracy wymaga dla każdego pracownika. Pominięcie któregokolwiek z tych elementów tworzy ryzyko niezgodności, którego sam pasek wynagrodzeń nie ujawni.
- Miesięczne składki i deklaracje ZUS dla każdego pracownika
- Zaliczki na PIT pobierane i odprowadzane w ustawowych terminach
- Obsługa PPK, naliczanie i wpłaty, tam gdzie mają zastosowanie
- Prawidłowo prowadzona ewidencja zwolnień, nieobecności i urlopów
- Aktualne akta osobowe i dokumentacja HR
Dwa warianty współpracy: same płace albo kadry i płace
W zależności od tego, co Twoja firma obsługuje już wewnętrznie, wspieramy klientów na jeden z dwóch sposobów. Oba opierają się na tym samym procesie płacowym; różnica polega na tym, jak dużą część otaczającej dokumentacji kadrowej przejmujemy.
| Zakres | Naliczanie płac i zgodność | Kadry + płace |
|---|---|---|
| Naliczanie wynagrodzeń | Wyliczenia brutto-netto dla umów o pracę i umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia | W zakresie |
| ZUS i PIT | Składki, deklaracje i zaliczki na PIT | W zakresie |
| PPK, zwolnienia, paski | Obsługa PPK tam gdzie ma zastosowanie, obsługa nieobecności, paski wynagrodzeń po polsku i angielsku | W zakresie |
| Akta osobowe i dokumentacja HR | Poza zakresem; klient prowadzi je wewnętrznie | Akta osobowe, dokumenty onboardingu i offboardingu, ewidencja nieobecności i urlopów |
| Dla kogo | Firmy z własnym działem kadr, które potrzebują wyłącznie prawidłowego naliczania płac | Spółki zależne i oddziały bez lokalnego zespołu HR lub firmy wchodzące na rynek polski |
Kadry i płace razem z księgowością
Dla większości naszych klientów obsługa płacowa działa najlepiej, gdy jest prowadzona obok księgowości, a nie u osobnego dostawcy. Ten sam zespół, który zamyka miesięczne księgi, prowadzi także płace, co oznacza mniej rozbieżności między kosztami wynagrodzeń a księgą główną i jeden punkt kontaktu zamiast dwóch. Gdy sprawa wymaga interpretacji podatkowej lub wsparcia prawnego, na przykład przy zatrudnieniu transgranicznym lub kwalifikacji współpracowników, angażujemy wsparcie podatkowe i prawne. Usługi prawne świadczy odrębnie nasza kancelaria partnerska Gostyński i Wspólnicy.
Raporty płacowe i dane do wypłat możemy przekazywać w formatach uzgodnionych z centralą lub zespołem księgowym klienta.
Kogo obsługujemy
Polskie spółki zależne
Spółki z o.o. z zagranicznym właścicielem, potrzebujące płac zgodnych z raportowaniem grupowym.
Oddziały
Oddziały firm zagranicznych zatrudniające pracowników w Polsce.
Firmy IT i usługowe
Szybko rosnące zespoły, które potrzebują pewnej obsługi płac bez budowania własnego działu kadr.
Zagraniczni pracodawcy bez polskiej spółki
Po odrębnej ocenie podatkowej i ubezpieczeniowej zagraniczny pracodawca może zostać zarejestrowany jako płatnik składek w Polsce.
Twoje kontakty w zakresie kadr i płac
Szymon Smoleń
Główny kontakt w sprawach kadr i płac. Prowadzi miesięczne naliczanie wynagrodzeń, dokumentację pracowniczą i bieżącą administrację kadrową. Zobacz profil
Sylwia Buczyńska
Koordynuje procesy księgowe i dba o to, aby dane płacowe czysto uzgadniały się z miesięcznymi księgami i sprawozdawczością. Zobacz profil
Jerzy Gaweł
Nadzór podatkowy nad zakresem usług płacowych i nad kwestiami związanymi z płacami, w tym PIT, ZUS i zatrudnieniem transgranicznym. Zobacz profil
Sylwia Myśliwska
Adwokat specjalizująca się w prawie pracy. Doradza w zakresie umów o pracę i zatrudnienia transgranicznego za pośrednictwem naszej kancelarii partnerskiej Gostyński i Wspólnicy. Zobacz profil
Najczęściej zadawane pytania
Co obejmuje obowiązek składkowy ZUS po stronie pracodawcy?
Składki ZUS obejmują ubezpieczenia społeczne i zdrowotne każdego pracownika, w podziale na część pracodawcy i pracownika. Pracodawca nalicza, pobiera i odprowadza te składki co miesiąc, wraz z odrębnymi deklaracjami do ZUS.
Jakie są terminy płatności ZUS i PIT?
Dla polskich spółek posiadających osobowość prawną składki ZUS są zasadniczo płatne do 15. dnia następnego miesiąca, a zaliczki na PIT pobrane przez pracodawcę zasadniczo do 20. dnia. Inne kategorie płatników mogą mieć inny termin ZUS. Śledzimy obowiązujące terminy w ramach standardowej obsługi płac.
Czy firma zagraniczna może zatrudniać pracowników w Polsce bez zakładania spółki?
W niektórych przypadkach jest to możliwe. Po odrębnej ocenie rejestracji podatkowej, obowiązków ubezpieczeniowych i ryzyka zakładu podatkowego zagraniczny pracodawca może zostać zarejestrowany jako płatnik składek w Polsce.
Jaka jest różnica między samą obsługą płac a kadrami i płacami?
Sama obsługa płac obejmuje naliczanie wynagrodzeń, ZUS, PIT i paski. Kadry i płace dodają akta osobowe, dokumentację onboardingu i offboardingu oraz ewidencję nieobecności, dla firm bez własnego działu kadr w Polsce.
Czy outsourcing płac to to samo co Employer of Record?
Nie. Sarego Finance nie staje się prawnym pracodawcą Twoich pracowników. Prowadzimy kadry i płace dla Twojej własnej polskiej spółki lub oddziału albo dla zagranicznego pracodawcy zarejestrowanego jako płatnik składek w Polsce. Employer of Record formalnie zatrudnia pracowników w imieniu klienta, co jest odrębną konstrukcją prawną.
Poproś o wycenę obsługi kadrowo-płacowej
Podaj liczbę pracowników, rodzaje umów oraz to, czy potrzebujesz samej obsługi płac, czy pełnej administracji kadrowej. Większość naszych klientów łączy płace z księgowością; poproś o wspólną ofertę, jeśli to pasuje do Twojej firmy. Pierwszym kontaktem jest Wiktoria Buczek, która skieruje zapytanie do właściwego specjalisty.