Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

Polityka prywatności Sarego Finance sp. z o.o.

Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób Sarego Finance sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w związku z prowadzeniem strony internetowej, udzielaniem informacji o usługach, zawieraniem i wykonywaniem umów oraz świadczeniem usług księgowych, podatkowych, payroll, VAT compliance, administracyjnych i innych usług biznesowych.

Wersja obowiązująca od: lipca 2026 r.

Najważniejsze informacje

Administratorem danych jest Sarego Finance sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie.

Dane są przetwarzane przede wszystkim w celu kontaktu, zawarcia i wykonania umowy oraz wykonania obowiązków prawnych.

W usługach księgowych i payroll Sarego Finance może działać także jako podmiot przetwarzający dane w imieniu klienta.

Komunikacja marketingowa i opcjonalne pliki cookies są wykorzystywane tylko na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów i udzielonych zgód.

1. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych jest Sarego Finance sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Studenckiej 1/9, 31-116 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000395813, NIP 6762449084, REGON 122418140, dalej: „Administrator” lub „Sarego Finance”.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się:

  • pocztą elektroniczną: contact@saregofinance.pl;
  • listownie: Sarego Finance sp. z o.o., ul. Studencka 1/9, 31-116 Kraków.

2. Kogo dotyczy Polityka

Polityka dotyczy w szczególności danych:

  • klientów i byłych klientów będących osobami fizycznymi;
  • osób zainteresowanych ofertą i potencjalnych klientów;
  • wspólników, członków organów, pełnomocników, beneficjentów rzeczywistych, pracowników, współpracowników i osób kontaktowych klientów oraz kontrahentów;
  • osób korzystających z formularzy, sklepu internetowego, narzędzi online i innych funkcji strony internetowej;
  • dostawców, podwykonawców, partnerów biznesowych oraz osób działających w ich imieniu;
  • kandydatów do pracy lub współpracy, jeżeli przekazują dane Sarego Finance;
  • innych osób, których dane zostały przekazane Sarego Finance w związku z zapytaniem, umową albo realizowaną usługą.

Dla niektórych usług, formularzy lub procesów mogą być udostępniane dodatkowe klauzule informacyjne. Uzupełniają one niniejszą Politykę w zakresie właściwym dla danego procesu.

3. Źródła i zakres przetwarzanych danych

3.1. Źródła danych

Dane mogą być pozyskiwane:

  • bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności przez formularz, sklep internetowy, e-mail, telefon, spotkanie, korespondencję lub przekazanie dokumentów;
  • od klienta, kontrahenta, pracodawcy, pełnomocnika albo innej osoby uprawnionej do przekazania danych;
  • z publicznych rejestrów i źródeł, w szczególności KRS, CEIDG, CRBR, rejestrów VAT, stron internetowych i publicznie dostępnych profili zawodowych;
  • od organów publicznych, banków, operatorów płatności, dostawców systemów i innych podmiotów uczestniczących w realizacji usługi, jeżeli przekazanie danych jest zgodne z prawem.

3.2. Kategorie danych

W zależności od relacji i rodzaju usługi Sarego Finance może przetwarzać:

  • dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, PESEL, NIP, data urodzenia, obywatelstwo i dane dokumentu tożsamości;
  • dane kontaktowe i adresowe;
  • dane dotyczące działalności gospodarczej, zatrudnienia, funkcji, reprezentacji i struktury właścicielskiej;
  • dane finansowe, księgowe, podatkowe, bankowe, płacowe i ubezpieczeniowe;
  • dane dotyczące transakcji, faktur, rachunków, wynagrodzeń, świadczeń i rozliczeń z organami;
  • dane beneficjentów rzeczywistych i inne dane wymagane przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  • dane zawarte w umowach, pełnomocnictwach, korespondencji i dokumentacji przekazanej do realizacji usługi;
  • dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce, logi systemowe i informacje o plikach cookies;
  • dane kandydatów zawarte w dokumentach aplikacyjnych i korespondencji rekrutacyjnej.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel przetwarzania Podstawa prawna
Obsługa zapytań, przygotowanie oferty, uzgodnienie zakresu współpracy oraz podjęcie działań przed zawarciem umowy z osobą fizyczną. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Kontakt z przedstawicielami, pracownikami i osobami kontaktowymi potencjalnych klientów lub kontrahentów. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i przygotowaniu współpracy.
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem będącym osobą fizyczną, w tym świadczenie usług księgowych, podatkowych, płacowych, VAT compliance, administracyjnych i innych usług biznesowych. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Realizacja umowy zawartej z osobą prawną albo inną jednostką oraz bieżący kontakt z jej przedstawicielami, pracownikami i współpracownikami. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowym wykonaniu umowy i organizacji współpracy.
Wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie ksiąg, realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych, ubezpieczeniowych i innych obowiązków prawnych Sarego Finance. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Identyfikacja klienta i beneficjenta rzeczywistego, ocena ryzyka oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami, prowadzenie reklamacji, dokumentowanie ustaleń i zabezpieczenie dowodów wykonania usług. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora i klientów.
Zapewnienie bezpieczeństwa osób, informacji, systemów informatycznych i strony internetowej, wykrywanie nadużyć oraz prowadzenie logów technicznych. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu działalności i systemów.
Badanie jakości usług, uzyskiwanie informacji zwrotnej i ulepszanie procesów obsługi klienta. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na kontroli i poprawie jakości usług.
Marketing bezpośredni własnych usług, o ile nie wymaga on użycia kanału komunikacji podlegającego obowiązkowi uzyskania uprzedniej zgody. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na promocji własnych usług.
Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych pocztą elektroniczną, telefonicznie lub za pomocą innych urządzeń końcowych. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uprzednia zgoda wymagana przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.
Obsługa procesu rekrutacyjnego w zakresie danych wymaganych przepisami albo potrzebnych do podjęcia działań na żądanie kandydata. Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO; w odniesieniu do danych dodatkowych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Stosowanie opcjonalnych narzędzi analitycznych lub marketingowych na stronie internetowej. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda dotycząca informacji zapisywanych lub odczytywanych w urządzeniu użytkownika, jeżeli jest wymagana.
Zgoda nie jest podstawą każdej operacji na danych. Jeżeli dane są niezbędne do wykonania umowy, spełnienia obowiązku prawnego lub realizacji prawnie uzasadnionego interesu, ich przetwarzanie odbywa się na odpowiedniej podstawie innej niż zgoda. Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

5. Sarego Finance jako administrator i podmiot przetwarzający

Sarego Finance jako administrator

Sarego Finance samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania w szczególności w odniesieniu do danych klientów, potencjalnych klientów, osób kontaktowych, kontrahentów, osób korzystających ze strony, dokumentów rozliczeniowych Sarego Finance, obowiązków AML, marketingu, bezpieczeństwa i ochrony przed roszczeniami.

Sarego Finance jako podmiot przetwarzający

Przy świadczeniu usług księgowych, payroll, kadrowych lub administracyjnych Sarego Finance może przetwarzać w imieniu klienta dane jego pracowników, współpracowników, klientów, dostawców i innych osób. W takim przypadku administratorem tych danych pozostaje klient, a zasady przetwarzania określa umowa powierzenia zawarta zgodnie z art. 28 RODO.

Jeżeli Sarego Finance działa jako podmiot przetwarzający, obowiązek przekazania osobom właściwej klauzuli informacyjnej spoczywa co do zasady na kliencie będącym administratorem danych, chyba że strony uzgodnią inaczej.

6. Dane szczególnych kategorii i dane dotyczące wyroków

Sarego Finance nie żąda danych szczególnych kategorii, jeżeli nie są one potrzebne do wykonania konkretnej usługi. Dane takie mogą jednak występować w dokumentacji płacowej, kadrowej, ubezpieczeniowej, dotyczącej nieobecności, świadczeń albo postępowań.

Jeżeli Sarego Finance przetwarza takie dane jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta, podstawę ich przetwarzania ustala klient będący administratorem. Jeżeli Sarego Finance działa jako administrator, dane są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje podstawa z art. 9 ust. 2 RODO, w szczególności gdy jest to niezbędne do wykonywania obowiązków z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, ustalenia lub obrony roszczeń albo gdy osoba wyraziła wyraźną zgodę w sytuacji, w której zgoda może stanowić właściwą podstawę.

Dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa są przetwarzane wyłącznie w zakresie dozwolonym przepisami.

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji danego celu:

  • pracownikom, współpracownikom i podwykonawcom Sarego Finance upoważnionym do przetwarzania danych i zobowiązanym do poufności;
  • dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów księgowych, kadrowo-płacowych, CRM, archiwizacji, podpisu elektronicznego, przechowywania plików, cyberbezpieczeństwa i wsparcia IT;
  • bankom, operatorom płatności, dostawcom systemów fakturowych i podmiotom uczestniczącym w obsłudze płatności;
  • podmiotom świadczącym usługi prawne, podatkowe, audytowe, ubezpieczeniowe, windykacyjne, pocztowe, kurierskie i tłumaczeniowe;
  • spółkom, kancelariom lub specjalistom współpracującym przy realizacji zlecenia, jeżeli klient został o tym poinformowany albo wynika to z zakresu usługi;
  • organom podatkowym, ZUS, sądom, organom ścigania, Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej i innym uprawnionym organom, gdy przekazanie danych jest wymagane prawem;
  • innym podmiotom, jeżeli osoba, której dane dotyczą, poleciła lub zaakceptowała przekazanie danych.

Sarego Finance nie sprzedaje danych osobowych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy systemów informatycznych, poczty elektronicznej, usług chmurowych, analitycznych albo komunikacyjnych mogą zapewniać dostęp do danych z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, Sarego Finance stosuje mechanizmy wymagane przez rozdział V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne oraz – gdy jest to potrzebne – dodatkowe środki ochrony.

Informację o właściwym mechanizmie transferu i możliwość uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Sarego Finance.

9. Strona internetowa, pliki cookies i logi systemowe

9.1. Logi techniczne

Podczas korzystania ze strony serwer może automatycznie zapisywać dane techniczne, w tym adres IP, datę i czas połączenia, adres żądanej strony, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym oraz dane o błędach. Dane te są wykorzystywane do zapewnienia działania, bezpieczeństwa i diagnostyki strony.

9.2. Pliki cookies i podobne technologie

Strona może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie. Cookies niezbędne do transmisji komunikatu albo dostarczenia funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez dodatkowej zgody. Pozostałe cookies, w szczególności analityczne, funkcjonalne i marketingowe, są uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika.

Użytkownik może wyrazić, odmówić lub wycofać zgodę za pomocą narzędzia do zarządzania ustawieniami cookies dostępnego na stronie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego odczytu lub zapisu informacji.

Szczegółowe informacje o używanych narzędziach, dostawcach, celach i okresach działania cookies powinny być prezentowane w panelu ustawień cookies lub odrębnej informacji o cookies, zgodnej z faktyczną konfiguracją strony.

10. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane. W szczególności:

  • dane dotyczące zapytania i przygotowania oferty – przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie przez czas potrzebny do ochrony przed roszczeniami lub wykazania przebiegu kontaktu;
  • dane związane z umową – przez okres jej wykonywania, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń;
  • dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami prawa, zasadniczo nie krócej niż 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami;
  • dokumentacja AML – zasadniczo przez 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych ustawą;
  • dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;
  • dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu marketingowego;
  • dane kandydatów – przez czas trwania rekrutacji, a po jej zakończeniu przez okres potrzebny do obrony przed roszczeniami; dla przyszłych rekrutacji wyłącznie przez okres wskazany w udzielonej zgodzie;
  • logi i dane dotyczące bezpieczeństwa – przez okres potrzebny do analizy zdarzeń, ochrony systemów i ustalenia odpowiedzialności;
  • dane objęte sporem, kontrolą lub postępowaniem – do prawomocnego zakończenia sprawy, a następnie przez okres wymagany prawem albo potrzebny do ochrony roszczeń.

Okresy mogą zostać wydłużone, jeżeli wymaga tego przepis, decyzja organu, zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia albo konieczność zabezpieczenia dowodów.

11. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo do:

  • uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
  • sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych;
  • usunięcia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w RODO;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
  • wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego;
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawa do usunięcia danych, ograniczenia, przenoszenia i sprzeciwu nie mają charakteru bezwzględnego. Ich realizacja zależy od podstawy prawnej, celu i okoliczności przetwarzania.

Żądania można przesyłać na adres contact@saregofinance.pl. Sarego Finance może poprosić o dodatkowe informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Sarego Finance nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

W ramach świadczenia usług mogą być stosowane narzędzia automatyzujące obliczenia, odczyt dokumentów, klasyfikację danych, kontrolę poprawności albo organizację pracy. Wyniki tych procesów podlegają jednak nadzorowi człowieka w zakresie odpowiednim do danej usługi.

13. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne. Dane oznaczone jako wymagane lub konieczne do identyfikacji klienta, przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, realizacji płatności albo spełnienia obowiązku prawnego są jednak niezbędne. Brak takich danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, zawarcie umowy lub wykonanie usługi.

W przypadkach wynikających z przepisów, w szczególności dotyczących rachunkowości, podatków, ubezpieczeń społecznych lub AML, podanie określonych danych może być obowiązkiem ustawowym.

14. Bezpieczeństwo danych i korespondencja elektroniczna

Sarego Finance stosuje środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru danych, zakresu przetwarzania oraz ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, upoważnienia, zabezpieczenia systemów, kopie zapasowe i zasady poufności.

Osoby przekazujące dokumenty powinny korzystać z kanałów wskazanych przez Sarego Finance i nie przesyłać danych, które nie są potrzebne do wykonania usługi. W przypadku dokumentów zawierających dużą liczbę danych lub dane wrażliwe Sarego Finance może wskazać bezpieczniejszy sposób ich przekazania niż zwykła wiadomość e-mail.

Żaden sposób transmisji danych przez Internet nie zapewnia całkowitego wyeliminowania ryzyka. Sarego Finance nie wymaga jednak od osoby ogólnego zrzeczenia się praw ani zaakceptowania ryzyka jako warunku świadczenia usługi.

15. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, zakresu usług, stosowanych systemów lub sposobów przetwarzania danych. Nowa wersja jest publikowana na stronie wraz z datą jej obowiązywania.

Zmiana Polityki nie zmienia podstawy prawnej przetwarzania ani warunków zawartych umów z mocą wsteczną. Jeżeli zmiana ma istotny wpływ na osoby, których dane dotyczą, Sarego Finance przekaże dodatkową informację odpowiednim kanałem, o ile będzie to wymagane lub możliwe.

Kontakt w sprawach dotyczących prywatności

Sarego Finance sp. z o.o., ul. Studencka 1/9, 31-116 Kraków · e-mail: contact@saregofinance.pl