Jahresabschluss Polen 2026 – Fristen für Sp. z o.o. KRS und CIT-8

Wenn Ihre polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung dem Kalenderjahr folgt, besteht der Jahresabschlussprozess aus vier Hauptschritten: Erstellung des Jahresabschlusses, Feststellung durch die Gesellschafter, Einreichung beim polnischen Handelsregister und Abgabe der jährlichen CIT-8 Steuererklärung.

Wichtige Fristen für den aktuellen Abschlusszyklus

Für eine Gesellschaft, deren Geschäftsjahr am 31. Dezember 2026 endet, gelten im Wesentlichen die folgenden Fristen.

Diese Daten setzen voraus, dass das Geschäftsjahr der Gesellschaft dem Kalenderjahr entspricht. Wenn Ihre Gesellschaft ein abweichendes Geschäftsjahr hat, gelten dieselben Regeln, aber die Fristen verschieben sich entsprechend.

1. Erstellung des Jahresabschlusses: 3 Monate nach Geschäftsjahresende

Der erste Schritt ist die Erstellung des Jahresabschlusses. Bei einer Gesellschaft mit kalendergleichem Geschäftsjahr muss dies spätestens bis zum 31. März des Folgejahres erfolgen, für das Geschäftsjahr 2026 also bis zum 31. März 2027.

In der Praxis bedeutet das in der Regel die Erstellung zumindest der Bilanz, der Gewinn und Verlustrechnung sowie des Anhangs oder sonstiger erforderlicher Erläuterungen. Je nach Größe und Status der Gesellschaft kann der Umfang der Unterlagen unterschiedlich sein, es handelt sich aber in jedem Fall um eine formelle Pflicht und nicht nur um eine interne Buchhaltungsaufgabe.

2. Feststellung durch die Gesellschafter: innerhalb von 6 Monaten

Dieser Punkt wird oft zu knapp beschrieben. Die Feststellung des Jahresabschlusses bedeutet nicht einfach nur, dass jemand die Zahlen liest und ihnen zustimmt. Aus gesellschaftsrechtlicher Sicht muss die Gesellschaft den formellen Feststellungsprozess abschließen, für das Geschäftsjahr 2026 bis zum 30. Juni 2027.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Gesellschafter eine Gesellschafterversammlung abhalten müssen, sofern die Angelegenheit nicht in einer anderen rechtlich zulässigen Form gemäß Gesellschaftsunterlagen und polnischem Recht behandelt wird. Das Ergebnis dieses Feststellungsprozesses muss ordnungsgemäß dokumentiert werden. Mindestens sollte die Gesellschaft dafür ein vollständiges Dokumentenpaket vorbereiten:

• Das Protokoll der Gesellschafterversammlung oder ein formelles Dokument über den Feststellungsprozess
• Den Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses
• Den Beschluss über die Gewinnverwendung oder Verlustdeckung
• In vielen Gesellschaften auch Beschlüsse über die Entlastung der Geschäftsführer
• Soweit erforderlich die Billigung des Lageberichts

Ohne diese Unterlagen ist es aus rechtlicher Sicht nicht korrekt zu sagen, dass der Jahresabschluss ordnungsgemäß festgestellt wurde. Dies ist der Schritt, der den internen gesellschaftsrechtlichen Prozess abschließt und die Einreichung überhaupt erst ermöglicht.

3. Einreichung beim KRS: 15 Tage nach Feststellung

Nachdem die Gesellschafter den Jahresabschluss festgestellt haben, muss die Gesellschaft das erforderliche Unterlagenpaket beim polnischen Handelsregister einreichen. Für eine Gesellschaft, die den Jahresabschluss am 30. Juni 2027 feststellt, ist der praktische Einreichungstermin der 15. Juli 2027.

Die Gesellschaft reicht nicht nur ein einziges Dokument ein. In der Praxis umfasst die Einreichung regelmäßig den Jahresabschluss selbst sowie die gesellschaftsrechtlichen Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass der Jahresabschluss ordnungsgemäß festgestellt wurde:

• Den Jahresabschluss im vorgeschriebenen elektronischen Format
• Die Gesellschafterbeschlüsse
• Das Protokoll der Gesellschafterversammlung
• Den Lagebericht, soweit erforderlich
• Weitere im Einzelfall erforderliche Unterlagen

Die Einreichung erfolgt elektronisch. Wenn die Feststellungsphase fehlerhaft durchgeführt wurde oder das Dokumentenpaket unvollständig ist, ist in der Praxis auch die KRS-Einreichung mangelhaft.

4. CIT-8: 3 Monate nach Geschäftsjahresende

Unabhängig vom gesellschaftsrechtlichen Teil muss die Gesellschaft auch ihre jährliche Körperschaftsteuererklärung CIT-8 abgeben, für ein Geschäftsjahr, das am 31. Dezember 2026 endet, bis zum 31. März 2027. Wenn eine jährliche Körperschaftsteuer anfällt, ist diese ebenfalls bis zu diesem Datum zu zahlen. In der Praxis sollten der Buchhaltungsabschluss, der Jahresabschluss und die Vorbereitung der CIT-8 als ein koordinierter Gesamtprozess behandelt werden.

Gesellschaft ohne Geschäftsvorfälle: trotzdem ein Jahresabschluss nötig?

Dies ist ein häufiges Missverständnis. Eine Gesellschaft ohne Rechnungen, ohne Umsätze und ohne operative Tätigkeit entgeht nicht automatisch ihren Jahresabschluss Pflichten. In vielen Fällen muss auch eine inaktive Sp. z o.o. weiterhin den Jahresabschluss erstellen, feststellen und die erforderlichen Unterlagen einreichen.

Der Umstand, dass keine Geschäftsvorfälle vorlagen, bedeutet meist nur, dass das Rechnungslegungspaket einfacher ist. Eine gesonderte Prüfung ist nur in spezielleren Fällen erforderlich, etwa wenn die Tätigkeit für den gesamten relevanten Zeitraum formell ausgesetzt war und die gesetzlichen Voraussetzungen für Erleichterungen erfüllt sind.

Können ausländische Geschäftsführer den Prozess aus der Ferne abwickeln?

In vielen Fällen ja. Für ausländisch gehaltene Gesellschaften kann der Jahresabschlussprozess häufig ohne Reise nach Polen organisiert werden, sofern Signaturverfahren, Gesellschaftsunterlagen und Einreichungsablauf rechtzeitig und korrekt vorbereitet werden. Das eigentliche Problem ist meist nicht, ob eine Abwicklung aus der Ferne rechtlich möglich ist, sondern ob die Gesellschaft über ein vollständiges Feststellungspaket, die richtigen Unterzeichner und genügend Zeit verfügt.

Braucht jede Sp. z o.o. einen Lagebericht?

Nicht immer. Ob ein Lagebericht erforderlich ist, hängt vom Status der Gesellschaft und davon ab, ob die Gesellschaft gesetzliche Erleichterungen für Kleinst oder kleine Gesellschaften anwenden kann. Dies sollte vor der Finalisierung des Jahresabschluss Pakets geprüft werden, weil die Antwort nicht für jede Gesellschaft gleich ist. Aus praktischer Sicht ist dies relevant, weil sich das Feststellungspaket und die KRS-Einreichung danach unterscheiden können.

Was passiert, wenn eine Frist versäumt wird?

Eine verspätete Einreichung sollte nicht als harmlos dargestellt werden. Das Versäumen einer Frist schafft unnötige rechtliche und steuerliche Risiken für die Gesellschaft und für die für Compliance verantwortlichen Personen. Der richtige Ansatz ist, den Fehler unverzüglich zu korrigieren und die Gesellschaft so schnell wie möglich wieder in einen ordnungsgemäßen Compliance Zustand zu bringen.

FAQ

Jerzy Gaweł

Polnischer Steuerberater

Jerzy prüft und aktualisiert diesen Beitrag, wenn sich die polnischen Steuer- und Gesellschaftsvorschriften ändern. Er unterstützt ausländische Unternehmen in Polen bei Gründung, Buchhaltung und laufender Compliance.